Nöjdare kunder med nytt lagersystem

– Målet med projektet var att minska kundernas arbete och kostnad för att hantera pappersmassa. Den största vinsten för oss är att vi fått en träffsäkrare produktionsplanering där väsentligt större andel baseras på kundbehoven, säger Jonas Richardson, kund-it-chef på Södra Cell och en av de drivande personerna bakom projektet.

Södra Cell tillverkar pappersmassa och ingår i skogskoncernen Södra. Bolagets kunder är pappersbruk både i Sverige och utomlands. Bakgrunden till att bolaget valde att ta fram en lösning för leverantörsstyrda lager, (Supplier Managed Inventory, SMI), står att finna i en kundundersökning som bolaget genomförde för drygt fyra år sedan.

– Undersökningen visade att våra kunder bland annat ville ha bättre tjänster kring logistik och it. Det var startskottet för vårt mervärdesprogram Pulp Services där Supplier Managed Inventory ingår i logistikområdet, säger Jonas Richardson.

Leverantörsstyrda lager innebär att Södra Cell tar över sina kunders lager. Därmed slipper pappersmassebruken sitta på eget lager, vilket ger besparingar på åtskilliga miljoner kronor per år beroende på vilken lagerhållningsränta och mängd pappersmassa som används. Dessutom innebär lösningen att företagen kan minska det administrativa arbetet med upp till 450 timmar, enligt Jonas Richardson.

I dag använder 23 pappersbruk SMI-lösningen vilket motsvarar drygt 20 procent av Södra Cells försäljning. Målet är att öka den andelen till 30 procent. En av Södra Cells kunder är Holmen Paper i Vargön som förbrukar runt 700 ton massa i veckan.

– SMI har lett till att vi har minskat kapitalbindningen samt lagerutrymmet. Även det administrativa arbetet har minskat eftersom arbetet blivit mer automatiserat. Varje vecka lägger vi en veckoplan och förbrukningen rapporteras automatiskt till Södra Cell som sedan skickar lastbilarna jämnt fördelat över veckan, säger Stefan Persson, strategisk inköpare på Holmen.

För att Södra Cell ska kunna sköta sina kunders lager och se till att de alltid har rätt mängd pappersmassa i bruket måste Södra Cell och kunden kommunicera med varandra. Just kommunikationsbiten var en av de mest centrala delarna när systemet togs fram.

– En av de största fördelarna med systemet är flexibiliteten. Våra kunder kan antingen välja att integrera sitt system mot vårt affärssystem så att de kommunicerar direkt med varandra. Eller så kan de manuellt lägga in uppgifterna online. Flexibiliteten gör att både stora och små kunder kan använda tjänsten, säger Jonas Richardson.

– Den största utmaningen var att skapa ett system som klarade av alla olika ingångar. Men arbetet gick bra, mycket tack vare att vi jobbat mycket nära Södra Cell och ständigt utvärderat och omprövat systemet, säger Robert Karlsson, förvaltningsledare på Capgemini som utvecklat systemet.

Jonas Richardson betonar vikten av att alla delar i företaget som berörs också ska ingå i projektet. Att bygga färdigt ett stort system och sedan lansera det tror han inte på.

– Big bang-filosofin tror jag inte alls på. Vi har i stället valt att successivt lägga till nya delar till systemet. De erfarenheter vi skaffade oss låg till grund för kommande delar. Att putsa på det gamla och se vad som sedan behövs är ett bra arbetssätt. Ett annat tips är att testa allt väsentligt så tidigt som möjligt, vänta inte till allt är klart, säger Jonas Richardson.

Kostnaden för att utveckla systemet landade på ungefär 6 miljoner kronor. Till det kommer årliga kostnader på runt 1 miljon kronor.

När det gäller säkerheten finns ingen affärskritisk information lagrad åtkomlig via internet, den ligger skyddad på Södra Cells egna nät.

HENRIK NORBERGJonas Richardsons tips inför it-satsningen:

1. Grus i maskineriet kan uppstå när man inte har med sig ledningen samt andra som berörs av projektet. Involvera därför alla som berörs från början.

2. Undvik “Big bang-filosofin”, det vill säga att bygga allt klart och sedan lansera. Bygg i stället successivt och lär
av erfarenheterna.

3. Ett gott och prestigelöst samarbete med kunder och leverantören av it-tjänsten ökar möjligheten till framgång.