Ser du åhörarnai ögonen?

Budskapet och människan är centrala i all sorts kommunikation. Men hjälpmedel är viktiga. Därför är 1987 ett märkesår inom presentationsteknik. Då introducerade Microsoft den första versionen av powerpoint, som i dag används av hundratusentals personer runtom i världen. Det hade funnits andra pc-baserade presentationssystem dessförinnan. Men det var med det enkla och användbara powerpoint som företeelsen fick sitt verkliga genombrott.

Kombinationen av bärbar dator och presentationsprogram har på senare år revolutionerat vardagen, inte bara för besökssäljare, utan också för chefer och beslutsfattare.

Modern presentationsteknik börjar annars 1912, närmare bestämt den 22 oktober. Då håller den amerikanske affärsmannen Dale Carnegie ett föredrag i New York. Och upptäcker att när han talat färdigt så återstår fortfarande en god stund av den avsatta tiden. Han blir orolig, men bestämmer sig för att ändra fokus. Han ställer frågor till publiken, som vaknar till liv. Insikten ledde till att han startade företaget med samma namn. Dale Carnegie fick sitt verkliga genombrott under boomen på 1920-talet och bolaget finns i dag i 65 länder.

Med Dale Carnegie kom förståelsen att presentationsteknik och personlig kommunikation kan läras in. Det vill säga: det är inte något som är medfött. Dåliga talare kan bli bättre. Och bra talare – har de då ”talets gåva”? Inte alls; även de måste öva. Winston Churchill ägnade timmar åt att träna in sina stora framträdanden under andra världskriget. En annan historisk estradör, sångaren Enrico Caruso, deklarerade: ”Den artist som skryter med att han aldrig har rampfeber och aldrig är nervös är inte någon artist – han är en lögnare”.

Men politiker och artister har alltid tvingats stå på scen. Så har det inte varit med företagsledare. Ivar Kreuger och den gamle Marcus Wallenberg var exempelvis mycket starka personligheter i förhandlingar och andra affärssammanhang. De kunde också föra klubban effektivt på stämmor. Men de var knappast kommunikatörer i modern mening.

Framväxten av platta organisationer och globala kapitalmarknader har ändrat på det. Numera måste en vd kunna entusiasmera sin personal, klara av tv-intervjuer och uppträda övertygande på kundevenemang och kapitalmarknadsdagar. Kurser i presentationsteknik är ett givet inslag i ledarutveckling. McKinsey har till exempel drillat sina managementkonsulter i offentligt personligt uppträdande sedan början av 1980-talet.

– Allt vi tänker och gör kommer ut i signaler. Om vi är medvetna om det kan vi få ett bättre samspel med andra, säger Lennart R. Svensson, som är skådespelare på Stadsteatern i Stockholm och coachar politiker och direktörer.

Dagens företagsledare verkar ha tagit till sig det budskapet. Ericsson och Astra Zeneca har koncernchefer som är utmärkta externa kommunikatörer, vilket inte var fallet med företrädarna Kurt Hellström och Håkan Mogren. I regel håller också cheferna för större och medelstora svenska företag god klass när det gäller att framträda publikt.

Att den här färdigheten är så viktig kan tyckas orättvist. Trots allt var det ju Kurt Hellströms erfarenhet och djupa kunskaper som gjorde att han under åren 2001-2002 kunde halvera Ericssonorganisationen utan att samtidigt förstöra bolaget. Men var tid kräver sin vd. I dag är Carl-Henric Svanbergs utåtriktade läggning en stor tillgång när bolaget ska vinna nya marknader.

Själva innehållet i en presentation är dock fortfarande viktigt. I en omtalad undersökning av den amerikanske forskaren Albert Mehrabian framkom att bara 7 procent av attitydsignalerna kom från innehållet, 38 procent från talarens tonfall och 55 procent från ansiktet, dess uttryck och minspel. Men det här anses numera vara en feltolkning. Framförandet avgör hur budskapet absorberas av mottagaren, men det innebär inte att man kan slarva med budskapet.

För att presentationen ska bli effektiv finns ett par grundregler.
Man måste hantera rummet och sin publik. Det är också viktigt med en kraftfull inledning och en bra avslutning, så att den som lyssnar tar med sig ett bra budskap.

En person som behärskade inledningsmomentet till fulländning var Jonas Birgersson, grundare av Framfab. Med fleecetröja och skäggstubb bröt han av effektivt mot it-folket och finansanalytikerna i publiken. Ulf af Trolle, företagsdoktor och konsult på 1970- och 1980-talen, gjorde också effektfulla entréer. Det berättas att han brukade börja med att stå tyst bakom talarstolen i tre-fyra minuter. Det fångade åhörarnas uppmärksamhet. Men det hela var oavsiktligt, eftersom af Trolle behövde hämta andan före talet då han hade begränsad lungkapacitet.

Det finns också andra standardgrepp.
– Jag har varit i branschen i 20 år och presentationsteknik och retorik är en typ av kurser som alltid har funnits och väl alltid kommer att behövas. Budskapet är att den som presenterar ska lära sig att säga vad man ska säga, säga det och sen säga vad man har sagt, betonar Kenth Dejenstam, generalsekreterare i Utbildningsföretagens förening.

Det traditionella upplägget med först introduktion, sedan avhandling och till slut slutsats har dock kommit i bakgrunden på senare år. Skälet är att klassisk retorik fått en renässans. Och det innebär att presentationer får en annorlunda struktur, som mer handlar om berättelser, inte sällan av typen att man ”tar med publiken på en resa”, för att citera Nick Morgan, författare till boken ”Ta tag i publiken” (Svenska Förlaget, 2003).

Och för att kunna ta med sig publiken krävs ett par saker. En är sakkunskap. Kan man inte ett ämne blir det lätt pinsamt om man försöker uttala sig. Det gav statsminister Göran Persson (annars en lysande retoriker) prov på när han avhandlade managementfrågor men använde felaktiga exempel inför en publik av industriledare på Tekniska mässan i oktober.

En annan faktor är förberedelser. Man måste öva in talet. Thorbjörn Holmqvist, författare till boken ”Presentationsteknik” (Liber Ekonomi, 2002), anser att det går åt en hel arbetsdag för att träna in en presentation på 20 minuter.

Ytterligare en aspekt är mer svårgripbar. Den handlar om att ”vara sig själv”. Både Jonas Birgersson och Carl-Henric Svanberg är sig själva i talarstolen. Men låt oss säga att man inte är någon estradör – och de flesta människor är inte det. Då handlar det om att välja ett format och en miljö som man trivs med. Ett bra exempel på det är från amerikansk politik.

När vicepresident Dick Cheney skulle debattera med John Kerrys parhäst, den vältalige före detta stjärnadvokaten John Edwards, hade han en svår uppgift. Men republikanerna krävde och fick ett debattformat, där männen satt armbåge vid armbåge vid samma bord, som var till den lågmälde Cheneys fördel.
__________________________________

Att presentera och övertyga är en konst:

Kolla lokalen
Besiktiga om möjligt lokalen i god tid. Då kan man bekanta sig med arenan och bli hemmastadd.

Rensa i budskapen
Formulera ett enkelt budskap. När köksföretaget Nobias vd Fredrik Cappelen tog emot priset Årets Ledare av Affärsvärlden och rekryteringsfirman Korn/Ferry så tog han upp tre faktorer (lönsamhet, produkter, människor). När däremot Skogsindustriernas vd Marie Arwidson nyligen redogjorde för industrins prioriteringar för ökad konkurrenskraft radade hon upp hela sju områden – varav inget stannade kvar i minnet hos många åhörare.

Håll tekniken i schack
Fall inte i ”powerpoint-fällan”, det vill säga för många bilder med för mycket och för liten text. Tekniken är ett hjälpmedel, den får inte ta över.

Håll koll på händerna
Tänk på kroppsspråket. Det handlar inte bara om hållningen, utan också om händerna. Att låta händerna hänga längs kroppens sidor känns konstigt men ser fullt naturligt ut på håll.

Fäst blicken
Blicken måste vara fast. Dela in publiken i fyra sektioner och titta på en i taget. Glöm inte att fokusera på dem som sitter längst bak i salen.

Behåll tolkningsföreträdet
Förekom eventuell kritik redan i presentationen. ”Då formulerar du frågeställningen själv och kan enklare bestämma när och hur du vill svara”, säger pr-konsultfirman Westander i en nyutkommen skrift.

Titta på klockan
Håll tiden! Rådgivarna på Karlöf Consulting brukar alltid inleda sina presentationer med att lova åhörarna att de kommer att sluta i tid: ”Det är väldigt viktigt för oss att respektera er tid”. Ganska självklart, men ger stor goodwill bland publiken.