Chefen vill ta våra möten ifrån oss

Kontorsmöten är inte bara ett sätt att få i sig den dagliga kaffedosen, tycker veckans frågeställare. Och pekar på att viktiga kontakter går förlorade när chefen vill dra ner på mötesfrekvensen.
10 juni 2008 21:00

FRÅGA: Vår nya affärsområdeschef vill ha kraftigt färre möten. Han arbetar utanför Sverige och jag har aldrig sett honom på vårt kontor. På det senaste stora chefsmötet krävde han radikala åtgärder för att öka effektiviteten. Inte för att verksamheten går dåligt, utan för att säkerställa konkurrenskraft inför en kommande långkonjunktur. Vi måste arbeta mer mot kund och mer fokusera på kärnverksamheten. Han pekade speciellt ut vår möteskultur som tidstjuv och tänkbar orsak till vår ineffektivitet. Vår regionchef har, som resultat av detta, presenterat nya riktlinjer för vår organisation. Han förväntar sig snabba resultat, eftersom han i sin tur ska rapportera tillbaka till affärsområdeschefen inom en snar framtid. De här kraven ställer till det för oss mellanchefer. Att säljare och marknadsförare är ute och träffar kunder är viktigt för resultatet. Men slutresultatet handlar också om kontakter, kommunikation och samverkan mellan olika chefer och enheter. Hur ska vi kunna stödja affärer och kunder om vi inte träffas på möten? Antalet möten i organisationen har redan tidigare minskat med runt 10 procent. Alla mina kollegor är lika upprörda som jag. Jag har talat med vår regionchef, men når inte fram. Det är som om vi befann oss i fritt fall vissa gånger. Hur kan jag försöka nå fram med mina synpunkter?

Sign: “Knepigt med beslut fattade på långt avstånd”

SVAR: Det är naturligtvis viktigt med interna möten. Men förändringar kan ibland vara bra. Kanske kan de nya direktiven leda till något positivt. Ibland går det slentrian i saker, till exempel sätt att arbeta. “Så här har vi alltid gjort”, händer det att medarbetare som har arbetat länge på samma ställe säger.

Innan du går och talar med regionchefen, ge de nya riktlinjerna en chans. Sätt dig och analysera noga alla möten som sker i ditt ansvarsområde. Både uppåt och neråt. Skriv ner varje möte, vilka personer som deltar, hur lång tid mötena tar, agendor, hur de går till, vilka ämnen som tas upp osv. Titta på vilka beslut som fattas på möten; om de leder till önskade resultat och hur besluten följs upp. Med andra ord – en kartläggning av processerna kring de möten där du är med.

Tänk sedan tvärtom. VAD är viktigast att tala om på era möten? VILKA bör delta? HUR ska ni använda det som kommer fram? Och hur ska det förbättra era möjligheter att uppnå resultat? Hur vet ni när ni lyckats? När ska olika beslut åtgärdas? Av vem? Hur följs det upp? Tänk på den tid som bör kunna frigöras när ni har färre och mer resultatinriktade möten. Vad kan den tiden användas till i stället? Det kanske leder till bättre dynamik. Kanske de nya direktiven om ett år upplevs positivt. Kanske ni upplever mer energi, bättre lönsamhet och får roligare på jobbet. Ge det en chans innan du ber om ett samtal med regionchefen.

Lycka till!

– Gunilla Arhén

Dela:

Kommentera artikeln

I samarbete med Ifrågasätt Media Sverige AB (”Ifrågasätt”) erbjuder Afv möjlighet för läsare att kommentera artiklar. Det är alltså Ifrågasätt som driver och ansvarar för kommentarsfunktionen. Afv granskar inte kommentarerna i förväg och kommentarerna omfattas inte av Affärsvärldens utgivaransvar. Ifrågasätts användarvillkor gäller.

Grundreglerna är:

  • Håll dig till ämnet
  • Håll en respektfull god ton

Såväl Ifrågasätt som Afv har rätt att radera kommentarer som inte uppfyller villkoren.

OBS: Ursprungsversionen av denna artikel publicerades på en äldre version av www.affarsvarlden.se. I april 2020 migrerades denna och tusentals andra artiklar över till Affärsvärldens nya sajt från en äldre sajt. I vissa fall har inte alla delar av vissa artiklar följt på med ett korrekt sätt. Det kan gälla viss formatering, tabeller eller rutor med tilläggsinfo. Om du märker att artikeln verkar sakna information får du gärna mejla till webbredaktion@affarsvarlden.se.