Konsten att snacka lön

Om dina anställda omfattas av kollektivavtal är lönesamtal ofta ett formellt krav. Även på andra arbetsplatser har lönesamtal blivit praxis. Det ger dig som är chef en möjlighet att använda lönen som ett styrmedel.

Genom att du kopplar lönen till prestationen motiveras personalen att prestera bättre. Om du har rätt uppfattning om vad som förbättrar företagets resultat kan du uppmuntra de personer som jobbar i rätt riktning – höja lönen. Eller låta bli att höja lönen för den medarbetare som inte bidragit tillräckligt mycket. Samtidigt är det just detta – att sätta sig till doms över en annan människas prestation, tvingas sätta ett värde på utfört arbetet – som får många chefer att vackla.

Här är fem punkter som underlättar ditt lönesamtal.

Jag vågar inte boka ett lönesamtal, eller tycker det känns onödigt:
Du är inte ensam om att helst vilja slippa. Genom att ta ställning till vad du kan uppnå med ett samtal, och vad effekten av ett uteblivet samtal blir, kan du komma fram till vad som är det bästa beslutet.

Jenny: Det är många chefer som tycker att det är så obehagligt att ge feedback. En del fegar ur och har inget möte alls, Andra skickar ett kort mejl för att glida undan ansvaret.

Georg: Jag tror att konsekvenserna kan bli förödande för de företag som väljer bort lönesamtalen. Rätt utformat medför ett lönesamtal i kombination med utvecklingssamtalet att de anställda får veta vad som premieras. Då undviker man att en massa halvsanningar sprids om vad som ger högre lön, eller att personalen inte ser att det är lönt att anstränga sig extra, eftersom “det är ingen som märker det”. Eller att företaget sätter hög lön i onödan, så kan det bli på de företag som inte har kontroll över sin lönepolicy.

Gör så här: Om du väljer att ha ett lönesamtal, boka en halvtimme med varje anställd. Välj en neutral plats, inte ditt eget rum eftersom det kan få din anställde att känna sig osäker.

Mejla gärna information om vad ni ska tala om, påminn om de lönekriterier som gäller på företaget, återkoppla till det som fastställdes vid tidigare utvecklingssamtal.

Gör inte så här: Chefen stannade till i dörröppningen till Fridas rum. “Du, förresten. Vad gäller lönerevisionen så får du två procent i år.” Frida tyckte inte att det var ok och ville ha ett ordentligt lönesamtal för att kunna lägga fram sina argument. Hennes chef sköt länge upp mötet, och plötsligt såg Frida på sitt lönebesked att löneökningen med två procent var ett faktum. Nu är Frida irriterad och ser sig om efter ett nytt jobb.

Jag vet inte hur jag ska lägga upp samtalet:
Ett lönesamtal ska inte ses som en förhandling, utan som ett tillfälle för dig att berätta om vad du bedömer vara en rimlig lön. Du ska peka ut prestationer som är extra viktiga och värdesätta dem.

Georg: Ett bra lönesamtal förutsätter att parterna haft ett utvecklingssamtal där man bestämt vad som motiverar en högre lön. Nu är det dags att avgöra om detta har uppnåtts.

Gör så här: Det går ofta att utgå från följande tre områden. Läget på arbetsmarknaden (löneläget i branschen), den interna lönestrukturen (ska lönepolicyn ligga över genomsnittet eller under?), och slutligen den individuella prestationen sedan tidigare löne- och utvecklingssamtal.

Be den anställde berätta om sina förväntningar och hur han/hon ser på sin insats. Målet är att ni ska komma fram till samma uppfattning om huruvida kriterierna för en högre lön uppfyllts eller inte.

Gör inte så här: När Annas chef motiverade en utebliven löneförhöjning med att de uppsatta målen inte uppnåtts kändes det orättvist. Anna menade att resultatet inte skulle mätas från den dag då hon började sitt arbete som säljare, utan först efter två månader då hon blivit varm i kläderna. Oenighet om vad det egentligen var som sagts ledde till en mindre konflikt,
Jag kan inte motivera en löneökning men vill ändå ge mer:
Om du ger högre lön åt en anställd som inte presterat vad som egentligen krävts, kan det betyda att du inte kan ge kollegan den löneökning han/hon har förtjänat.

Jenny: Ett besked om att lönen stannar kvar på samma nivå får inte komma som en överraskning. Om en person gått omkring i godan ro utan vetskap om att hon presterat otillräckligt, då är man en dålig chef. Hon gillar kanske inte beskedet, men bör åtminstone kunna känna igen sig och tycka att chefen är tydlig.
Sofia: Jag har träffat chefer som säger att detta borde de gjort tidigare. Först när de nollat en lön blir det fart på arbetsinsatsen. Som medarbetare tål man mycket mer bara man får besked om hur chefen tänkt. Många chefer gör misstaget att ge en liten ökning, trots att de egentligen inte borde ge något alls.

Georg: Genom att återkoppla till ett utvecklingssamtal minskar risken för att medarbetaren känner sig överkörd och nedvärderad. Jag utesluter ändå inte att det kan bli så, men då får man ställa sig frågan, har personen verkligen gjort sitt bästa?

Gör så här: Koppla till vad ni kom överens om i utvecklingssamtalet och peka på de konkreta skälen till att ökningen uteblir. Se framåt och visa att du tror på att personen kan nå de uppsatta målen och visa vägen dit. Uttryck dig på ett sätt som är mätbart och konkret. “Jag vill att du lämnar en rapport i veckan, att du följer upp klagomål inom tre dagar.”

Gör inte så här: Anders chef frågade honom varför han inte nått de fastställda säljmålen när nästan alla hans kollegor klarat dem. Dessutom hade “en liten fågel viskat” i chefens öra att Anders brukade vara sen på måndagsmorgnarna. Anders kände sig trängd och förvirrad, var chefen intresserad av hans förklaringar eller var det ett förtäckt klagomål? Rak kritik hade gjort diskussionen mer konstruktiv.

Min anställde har gjort allt rätt men ledningen medger inte en löneökning:
Om nya sparkrav gör det omöjligt att förverkliga det utlovade lönepåslaget måste den anställde informeras om det nya läget.

Sofia: Ett vanligt problem som anställda upplever är att chefen säger att den anställde är jätteduktig och att allt går bra. Men det blir ändå ingen högre lön. Det väcker vanmakt.

Jenny: Ett misstag man kan göra som chef är att låta bli att berömma på grund av att man inte har pengar att höja lönen med, Det kan finnas andra sätt att visa uppskattning. Jag kan säga att den anställde har presterat jättebra, just nu kan jag erbjuda ett extra spännnande seminarium, eller en ny mer utmanande arbetsuppgift. Eller ta med sig sambon på middag och lämna in kvittot sedan.

Gör så här: Visa att du uppskattar arbetsinsatsen och anpassa belöningen till situationen som personen befinner sig i. Flexibel arbetstid eller att sluta tidigare på fredagar kan betyda mer än några extra hundralappar för en småbarnspappa.

Gör inte så här: Jasmines chef ifrågasatte den tidigare överenskommelsen och hävdade att det krävdes mer för att få högre lön. När hennes extra insatser inte belönades valde Jasmine att dra ned på arbetstempot.

Min anställde har tillfälliga, personliga problem som hämmar prestationen:
Om din anställde är i en livskris utlöst av en skilsmässa, dödsfall i familjen eller någon annan krävande situation är hans/hennes arbetsförmåga troligen sämre än vanligt. Chefen kan välja att höja lönen av medkänsla och för att vinna framtida lojalitet. Eller att gå strikt efter linjen lön efter prestation.

Jenny: Frågan är hur jag ska visa empati och medmänsklighet utan att gå utanför ramarna för vad som är rimligt, Man måste ha en rehabplan för när personen ska vara tillbaka i jobbet med full kraft och stödja detta, annars riskerar man att en sämre prestation permanentas. Löpande avstämningar bara för att kolla läget är jätteviktigt.

Sofia: Om det är en person man verkligen tror på gäller det att hålla honom eller henne varm, då får man en lojal medarbetare. Då kan det ligga i verksamhetens bästa att ge en löneökning trots en tillfälligt sämre prestation. Men om det blir en långvarig svacka kan det bli en börda för företaget.

Gör så här: Varje fall måste bedömas individuellt. Vilka signaler vill företaget ge till sina anställda?

Gör inte så här: När Sebastians dotter insjuknade lät chefen honom stanna hemma ett par dagar i veckan, men inför kollegorna tonades problemen ned. Under samma period fick han dessutom en högre löneökning än många andra. När dottern tillfrisknade kom klagomål från kollegorna om särbehandling vilket försvårade samarbetet.