Möten på burk

Att skaffa system för att kunna delta i videokonferenser var nog fjolårets fluga i näringslivet. Många företag som levererar utrustning ökade sin omsättning med upp till femtio procent under slutet på året, och många talade om ett genombrott för distansmöten.

Tekniken har utvecklats under rätt lång tid. Redan i början av 1970-talet lanserade dåvarande televerket flerpartsmöten via telefon. Så småningom kom också videokonferenser, men någon riktig fart på intresset bland företagen blev det inte förrän förra året.

Terrordåden i New York den 11 september nämns ofta ut som den viktigaste orsaken till det ökade intresset för att mötas med elektronikens hjälp. Men branschspelarna menar att uppgången redan då var tydlig. Möjligen fick attentaten vissa företag att agera snabbare än de annars skulle ha gjort.

Videomöten betraktades tidigare som någonting exotiskt i näringslivet. Nu håller det på att bli standard att ha den utrustning som krävs. De första som anammade tekniken för något tiotal år sedan var de största exportföretagen med många kontor och dotterbolag spridda över Sverige och världen.

Men nu sprider sig användandet snabbt också bland mindre och medelstora företag. De stora företagen börjar ställa krav på att deras underleverantörer och partner också ska kunna delta i videomöten. Och för små företag ökar förstås nyttan med att skaffa utrustning för videomöten ju fler kunder, leverantörer och samarbetspartner som också har den.

En allt tuffare kostnadsjakt, slut på högkonjunkturen, en allt bättre och billigare teknik och en mycket större teknikmognad bland anställda är de starkaste drivkrafterna bakom tillväxten för video- eller multimediemöten.

Just sparargumentet är det som används flitigast av företag när de pläderar för ökat distansmötande. Det finns mycket pengar att spara i form av lägre kostnader för flygresor, hotell och liknande. Bara genom att hoppa över de där kortare resorna som innebär att en halv dags möten resulterar i lika lång restid kan företag sänka sina kostnader motsvarande åtskilliga anställda.

När företag som Electrolux lägger ner runt 400 miljoner kronor per år på resor är det inte svårt att förstå att företagen försöker reducera den kostnadsposten. Men sparivern drabbar förstås transportföretagen. SAS, till exempel, förlorade 25 procent av sina affärsresenärer det sista kvartalet förra året.

Personlig kontakt kan inte ersättas

Att ersätta rutinmässiga möten där deltagarna redan känner varandra och har förtroende för varandra, med de mer anonyma videomötena ligger nära till hands. Företag som under en tid använt sig av videomöten vittnar också om att denna sorts sammanträden blir effektivare, kortare och bättre organiserade. Samtidigt är de säkert också tråkigare, och där ligger nog den största potentiella faran mot elektroniska möten. Att ersätta den personliga kontakten som ändå finns vid ett fysiskt sammanträffande går inte. Nyttan av att besöka andra på plats får heller inte underskattas.

Samtidigt är det farligt att överskatta effekten av ny teknik. När distansarbete, att arbeta hemifrån, var som hetast i framför allt USA fanns det ingen hejd på hur mycket kontorsyta som kunde sparas och hur mycket produktivare de anställda skulle bli. På senare tid har dock flera studier pekat på att de som arbetar hemifrån har en lägre produktivitet och på att distansarbetet faktiskt gått tillbaka. Det som fått pendeln att slå tillbaka är folks saknad av den sociala miljö som arbetsplatsen ändå utgör. Visst vill vi arbeta hemifrån – men bara ibland.

Hur en ökad användning av videomöten och annan multimediekommunikation inom och mellan företag påverkar människors sätt att arbeta och organisera sig är för tidigt att säga. Men att det minskar betydelsen av hur arbetsplatserna fysikt är organiserade står klart. Redan i dag är så kallade virtuella arbetsgrupper ett hett ämne i de stora internationella företagen. Genom att använda ny teknik försöker man skapa effektiva forskningslag, eller projektgrupper, trots att lagmedlemmarna kanske finns utspridda över hela världen.

Från att ha varit rätt klumpig, svårhanterlig och dyr i början på 1990-talet har tekniken för videomöten kommit långt. Kvaliteten på de rörliga bilderna har också höjts avsevärt. Dessutom håller IP-tekniken, datorer och internet på att göra sitt intåg.

Videomöten går för det mesta till så att ett konferensrum hos ett företag utrustas med en eller flera bildskärmar och kameror. En grupp människor runt ett bord kommunicerar via ljud och bild med en eller flera grupper i liknande konferensrum på andra platser. Överföringen sker via ISDN-linjer i telenätet och antalet som används beror på hur många som deltar och hur många kameror som är anslutna.

Internet tar över

ISDN-tekniken lägger en övre gräns för vilken kvalitet på videoöverföringen som kan nås i och med att bara en viss datamängd kan transporteras i varje ISDN-anslutning. Vanligtvis köper företag en uppkopplingstjänst från företag som Telia, Frontyard eller Eterra. I synnerhet om fler än två parter ska kommunicera med varandra.

Men framväxten av internet, snabbare datorer med tv-mässig grafik och god tillgång på överföringskapacitet skapar helt nya förutsättningar för distansmöten via multimedia.

För närvarande sker mellan 80 och 90 procent av alla videomöten med hjälp av ISDN-teknik. Men att i stället använda rena datanätverk som internet är det som växer snabbast. Inom branschen tror man att om tre år kanske hälften av alla videomöten är IP-baserade, det vill säga går via datanäten. Det går också att blanda de olika teknikerna.

Datorn blir bildtelefon

Grundidén är förstås densamma oavsett vilken teknik som används, men med IP-baserad kommunikation kan varje ansluten dator i ett företags nätverk användas för multimediemöten. Vad som krävs är en kamera samt mjukvara. I praktiken förvandlas då datorn även till en avancerad bildtelefon där det går att kommunicera med en eller flera på samma gång.

Den här typen av tjänster och system är ännu i sin linda men bredbandsoperatören Utfors börjar snart leverera multimediekommunikation till sina kunder som i dag köper överföringskapacitet mellan olika kontor. På lite sikt räknar Utfors med att de flesta som köper bandbredd också köper möjlighet till videomöten.

Det som är den IP-baserade videokonferensens styrka är samtidigt dess svaghet – åtminstone under några år framöver. Det krävs avsevärd överföringskapacitet, eller bandbredd, för att leverera rörliga bilder av samma kvalitet som en normal videobandspelare. Dessutom måste bandbredden vara stabil och måste därför reserveras.

Det beror på att även om företaget har en rymlig anslutning till internet så finns flaskhalsar på andra håll i de publika datanät där internettrafiken går. I praktiken innebär det att det krävs en “egen” förbindelse mellan de ställen som ska kommunicera. Operatörer som Utfors, Song Network, Telia och Tele2 säljer alla den typen av tjänster till företag.

Allt sker i realtid

Fördelen med ett IP-baserat system är dels flexibiliteten, anställda kan koppla ihop sig för ett möte vid sina datorer eller i ett konferensrum och med en eller flera motparter. Dels har en arbetsgrupp som videokonfererar via sitt eget datanät eller internet dessutom gemensam tillgång till den information som finns på företagets datorer. Det gör det enkelt att dela med sig av presentationer, dokument och annat i realtid.

Något som underlättar införandet av videomöten, särskilt via datorer, är den ökande teknikmognaden bland anställda. Rörliga bilder och ljud på datorn är numera vardagsmat för de flesta.