Så pratar du bort problemen på jobbet

Det brukar sägas utvecklingssamtal är till för att de anställda ska trivas och arbeta bättre. Men det finns en annan vinst också. För en chef kan det vara ett sätt att hålla nere medarbetarnas krav på löneökning. Det framgår av Svenskt Kvalitetsindex senaste medarbetarundersökning: De medarbetare som haft utvecklingssamtal med sin chef under det senaste året är betydligt mer nöjda på sitt arbete än de som inte haft det. Dessutom visar rankningen av faktorer som påverkar hur nöjd en person är med sitt jobb att lönen har en ganska underordnad betydelse. Lönen hamnar först på sjunde plats, efter till exempel motivation (den viktigaste faktorn), relationen till den närmaste chefen och utvecklingsmöjligheterna på arbetsplatsen.

– Jag tror att det stämmer att det kan löna sig att hålla bra utvecklingssamtal. Speciellt tydligt blir det i organisationer där man som chef inte har resurser att höja lönen, säger Sofia Norberg som är rådgivare i ledarskapsfrågor och ofta möter chefer som våndas inför utvecklingssamtalen.

Här är hennes bästa tips för hur chefer undviker onödiga misstag.

Boka!

Regel nummer ett är givetvis att se till att hålla utvecklingssamtal med alla medarbetare. Men Sofia Norberg vill inte vara kategorisk:

– Visst kan det finnas företag, framför allt de små, där alla är nöjda och glada och där man stämmer av med varandra kontinuerligt. Då kan utvecklingssamtal kännas onödiga. Men det är vanligare att man inte håller utvecklingssamtal fastän man skulle tjäna på det, säger Sofia Norberg.

Skadan av att skippa samtalen kan vara svår att mäta, menar Sofia Norberg, men kan på sikt vara allvarlig.

– Chefen får för dålig koll på läget och medarbetaren får inte rätt kunskap om vilka krav som ställs på honom eller henne.

Börja inte om varje år

Ett utvecklingssamtal kretsar kring arbetet under 24 månader, det gångna året och det kommande. För att kunna utvärdera året som gått – har målen uppnåtts? var de rätt formulerade? – måste chefen ha med sig dokumentation från förra samtalet. Dessutom måste chefen ha förberett en handlingsplan för hur den anställde ska utvecklas vidare.

– Det är nog det vanligaste misstaget, att chefen kommer oförberedd. Då blir det lätt bara en massa bladder, ett samtal utan struktur eller koppling till det som man tog upp förra året, säger Sofia Norberg.

Inte ett veckomöte

Samtalet ska röra den anställdes trivsel och prestation. Inte vara ännu ett veckomöte där man pratar om den löpande verksamheten. Men en del personer kan ha svårt för att just tala om sig själva, till exempel av blygsel eller ovana.

– Då är det viktigt att styra in samtalet på rätt saker. Återigen är det viktigt med struktur och en väl förberedd plan för mötet.

– Är det en person som verkar lite nervös får chefen ge plats för småprat några minuter.

Gå inte på allt

Det kan vara lätt att låta sig förföras av en medarbetare som ger ett proffsigt och verserat intryck på utvecklingssamtalet. Men det är klokt att tänka på att hur en person för sig i ett kort möte inte behöver vara representativt för dennes arbetsprestation.

– Det finns ju de som är bra på att marknadsföra sig själva för att maskera en dålig insats. Och så finns det martyrerna, som bara klagar på allt och ser sig som offer.

I båda fallen gäller det att vara så pragmatisk som möjligt, att tala om mätbara resultat och konkreta förbättringsförslag.

Omvänt finns det personer som inte alls gör sig vid ett möte med chefen. Men de kan vara kompetenta ändå, påminner Sofia Norberg.

– Ibland kan just kufarna vara en fantastisk tillgång. Det gäller att se det.

Svepande kritik biter inte

“Varför gjorde du så här?” Så uttrycker sig den chef som inte riktigt vågar stå för sin kritik.

– Det är för svepande. Bättre att vara rak och säga: “Jag tycker att du skulle ha gjort så här i stället.”

Samma sak gäller för beröm. Den chef som säger “du jobbar ju på bra och jag har inget att klaga på” formulerar sig alltför generellt.

– En del medarbetare säger till mig att de inte vet om de fått beröm eller kritik av sin chef. Jag är rätt säker på att alla vill och behöver ha kritik, det är en möjlighet att utveckla sig.

Det är inte chefens timme

Chefen måste finna sig i att stå tillbaka. Det kan vara svårt för en del.

– Det finns chefer som har långa monologer, eller försvarar sig och sina beslut under hela timmen.

Även om utvecklingssamtalet kan vara ett bra tillfälle för chefen att känna av hur han eller hon lyckas som ledare, ska man inte fokusera på sin egen roll i samtalet, menar Sofia Norberg.

– Den egna utvecklingen ska en chef i första hand ta upp med sin chef.