”Vi känner oss lurade”

Kontorsinredningsföretaget Senab gjorde nyligen en översyn av sina it-kostnader. Den största besparingen gäller en viss tjänst från leverantören IBX. Samarbetet mellan IBX och Senab har pågått i flera år, med samma villkor och till ungefär samma pris. Tjänsten avser tillgång till en inköpsportal. Förra året betalade Senab nära 900 000 kronor till IBX. I år, efter översyn och omförhandling, hamnar prislappen på cirka tio procent av den summan. En annan stor besparing blev det när avtalet med Bredbandsbolaget, gällande internetuppkoppling till Senabs kontor, omförhandlades. Här sänktes kostnaden med en tredjedel.

Hur gick det till?
– Först och främst gick vi igenom avtalen. Vi förstår nu att vi inte hade ställt rätt frågor och inte ställt rätt krav, säger Carl-Henrik Lagnefors som jämför turerna kring företagets it-kostnader med hur det kan vara när man som privatperson köper bank- och försäkringstjänster. Den kund som ringer och vill ha till exempel bättre ränta får en bättre ränta. Den som inte ringer får det inte.

Exakt vad den stora prisskillnaden beror på har Carl-Henrik Lagnefors fortfarande inte fått klart för sig.

Å ena sidan kan det bero på att Senab själva inte hade perfekt kontroll på vad tjänsterna borde kosta.

– Vår kompetens på det här området är ju ganska låg. Det är ju inte it vi jobbar med.

Å andra sidan kan det bero på att leverantörerna inte hade kundernas bästa för ögonen, menar Carl-Henrik Lagnefors. Den tanken gör honom upprörd.

– Det känns väldigt konstigt att det är så. Att vi inte fått erbjudande om en bättre deal från leverantören.

Leverantörerna höll god min, tycker Carl-Henrik Lagnefors. Om de tyckte att det var genant att minska sin fakturering så visade de inget. Men själv har Carl-Henrik Lagnefors inte smält en irriterande känsla av att ha betalat för mycket under flera års tid.

– Man kan säga att vi känner oss lurade. Men vi måste ju använda den där portalen (från IBX), vi är beroende av den. Där har IBX något av en monopolsituation.

Någon förklaring till beteendet har Carl-Henrik Lagnefors inte fått från vare sig IBX eller Bredbandsbolaget.

– Nej, det är väl så att avtal bara löper på. Om man inte omförhandlar dem så går avtalen bara med vändande post, till samma villkor och samma pris.

Senab anlitade it- och managementkonsultbolaget Advince för att göra kostnadsöversynen av it-kostnaderna. Översynen var resultatbaserad; om besparingen uteblev skulle det heller inte bli några pengar till Advince.

Filip Ekstrand, konsult och delägare på Advince, menar att det är just det faktum att it-avtal bara löper på som gör att kostnaderna blir för höga.

– Många av de it-tjänster som företag köper in i dag är tjänster som kan liknas vid att tanka bensin. Priset är det enda intressanta, vad kostar det per kilo… Det spelar mindre roll vem som levererar, säger Filip Ekstrand.

Han ser flera orsaker till att ett kundföretag betalar för mycket för sin it:

– Överlag kan man säga att det finns tre områden där kundföretagen ofta betalar för mycket: it-support, it-underhåll och programlicenser, säger Filip Ekstrand och fortsätter:

– Det är vanligt att man tar betalt för kontinuerliga uppdateringar av till exempel mjukvara, men det kommer över huvud taget inga uppdateringar.

– Eller så betalar kunden för ett visst antal användare och licenser, trots att tjänsten i praktiken används av betydligt färre.

Dessutom, menar Filip Ekstrand, har it blivit en bulkvara, alltså något som går att plocka från vilkan hylla eller leverantör som helst, men som ofta inte prissätts som en bulkvara. I stället lever en hel del kunder – med it-leverantörernas goda minne – kvar i föreställningen att it alltid är en väldigt avancerad tjänst och att det är svårt att göra prisjämförelser, menar Filip Ekstrand.

Kanske är det medelstora och stora företag som löper störst risk att betala ett kraftigt överpris. Där har man ofta sämre uppfattning om vad som faktiskt används än vad småföretag har.

– Så när det kommer en faktura så tänker man att: “Det här har vi betalat i flera år, och fakturan har sett likadan ut och varit på ungefär samma belopp, så vi betalar den väl detta kvartal också”, säger Filip Ekstrand.

Ibland finns inte ens dator med programmet man betalar för kvar på företaget, enligt Filip Ekstrand.

– För ett par år sedan hade vi en kund, ett stort och välrenommerat svenskt företag som omsätter flera miljarder, som varje kvartal betalade ungefär 14 000 kronor i supportavgift för ett visst program, ett rapportpaket som var kopplat till det gamla, stordatorbaserade ekonomisystemet.

Just detta rapportpaket hade företaget köpt i slutet av 80-talet.

– När vi såg denna faktura så hade programmet tagits ur drift för nästan åtta år sedan, eftersom det ekonomisystem det arbetade mot hade ersatts. Datorn programmet en gång låg på var till och med skrotad och bortforslad.

Metoden som Advince använde för att sätta press på Senabs it-leverantör IBX var enkel men effektiv.

– Vi ringde upp och frågade vad man skulle betala för en viss tjänst, som ny kund. Tio kronor, sa de. Då sa vi: “Jaha, men varför betalar Senab, som vi har fullmakt att förhandla för, så mycket mer för samma sak?” säger Filip Ekstrand.

– Det är rävspel som gäller, det är det ju.

____________________________________________________

“Jag tycker vi ska se positivt på prissänkningen”

Pontus Björnsson är landschef för IBX Sverige. Han håller inte med Carl-Henrik Lagnefors på Senab om att de tagit ut ett oskäligt högt pris tidigare.
– Nej, men vad vi har för affärsöverenskommelse stannar mellan Senab och oss. Generellt kan jag säga att det inte finns så stora skillnader, säger Pontus Björnsson.

Så det går inte att få ner sitt pris så mycket som Senab påstår?
– Nej, det går inte.

Vad tror du är förklaringen till att Senab säger så?
– Jag antar att förklaringen är att de måste ha räknat på ett sätt som inte jag kan förstå.

Det stämmer dock att en kund som kontaktar IBX kan få ett bättre pris, medger Pontus Björnsson. Det beror på att IBX har ändrat sin affärsmodell. Exempelvis tog IBX tidigare betalt för tillgång till en inköpsportal per transaktion. I dag tar man en fast avgift per kvartal. Det nya sättet att ta betalt är en följd av en kraftig ökning av antalet kunder, menar Pontus Björnsson. I dag har IBX, med verksamhet i sju länder, totalt 2 000 företagskunder. Det är ungefär dubbelt så många som för två och ett halvt år sedan, enligt Pontus Björnsson.

Nu jobbar man på IBX med att flytta över kunder till den nya betalningsmodellen.

– Ibland sker det på vårt initiativ att vi tillsammans med kunden ser över avtalet, säger Pontus Björnsson och låter förstå att man inte hunnit ta upp just Senabs avtal, innan de själva hörde av sig.

– Men vi flyttar kunderna successivt. Det är en snabb utveckling inom hela it-världen och därför är det extra viktigt att man ser över sin it-kostnad.

Kan alla era kunder få prisreduktion bara de hör av sig?
– Nej, en del kan få högre (som en följd av den nya affärsmodellen, reds anm). Man kan inte alls säga att det finns en reduktion för alla.

Senab upplever det som att de betalt för mycket. Kan du förstå dem?
– Jag tycker att det är jättebra att vi kan erbjuda dem så mycket lägre pris, det är väl positivt att it-kostnaderna går ner, säger Pontus Björnsson.