Enkel och lättsmält kunskap på burk

Det kan vara spänt på den första kick-offen efter en företagssammanslagning. Det är “vi och dom” och skepsis och nyfikenhet i varierande portioner. Men när Pfizer samlade sin nya, stora marknadsorganisation på gamla sjökrigsskolan i Näsbypark norr om Stockholm den 23 maj 2003 var utgångsläget ett annat.

Pfizer hade nämligen tjuvstartat integrationsarbetet. De 500 personer som skulle arbeta i Pfizers nya Sverigerörelse gick igenom ett e-learningprogram veckorna före konferensen.

– Det var ett sätt att ge alla möjlighet att få en uppfattning om den nya verksamheten, säger utbildningschefen Mats Duell.

E-learningprogrammet var en viktig del av det totala integrationsarbetet. Men en relativt liten sådan.

Metoden har alltså inte alls tagit över det traditionella lärandets roll, vilket en del bedömare trodde under internetfebern för några år sedan. Då spåddes e-learning fina framtidsutsikter. Stockholmsbörsen begåvades med nischföretag med inriktning mot e-learning, som Enlight och Academedia. Men kursutvecklingen sedan 2000 säger egentligen allt om branschen. Enlight-aktien har fallit från 150 kronor till 1,50 medan Academedia gått från 300 kronor till 10.

Orsaken är att förväntningarna om snabb intäktstillväxt aldrig infriades. Det beror dels på att kunderna inte är lika intresserade som man ett tag trodde; dels på att det hela tiden tillkommer nya konkurrenter eftersom inträdesbarriärerna för den här typen av verksamhet är så låga.

Det är inget fel på e-learning som sådant. Enligt en färsk studie av utredningsföretaget Economist Intelligence Unit är Sverige världsledande inom området. En annan undersökning, av förlaget Bizmedia, visar dock på att USA, liksom andra europeiska länder, kommit längre. Företag och organisationer sparar redan i dag stora summor på resor som inte behöver göras och på att personalens tid kan användas effektivare.

Inom IBM-koncernen genomförs till exempel hälften av all internutbildning i form av e-learning. Det gjorde att it-jätten under 2002 sparade hela 350 miljoner dollar. I Sverige har Volvo Personvagnar tack vare e-learning kunnat korta utbildningstiden med flera veckor för de mekaniker som ska serva nylanserade modeller. Även Taxi Stockholms chaufförer utbildar sig kostnadseffektivt med denna metod.

Så det var naturligt för Pfizers utbildningschef Mats Duell att utnyttja e-learning som verktyg när integrationsprogrammet planerades. Pfizer köpte Pharmacia 2002. Integrationen blev särskilt omvälvande i Sverige. I nästan alla andra länder var Pfizer det klart större företaget, vilket gjorde fusionsarbetet enklare. Men i Sverige var bolagen jämnstora. Pharmacia hade inte bara lika många anställda inom försäljning och marknadsföring som Pfizer, utan också en organisation som var trött på förändringar och fusioner. (Pharmacias forskning och produktion ingår i en separat enhet, Pfizer Global Manufacturing).

På Pfizers kontor i Täby, några kilometer från sjökrigsskolan, började projektledaren Lotta Löfgren-Markör och Mats Duell arbeta med e-learningdelen av integrationsprogrammet i december 2002. Projektet drevs i högt tempo under första kvartalet 2003.

– Folk ville veta så mycket som möjligt om hur integrationen skulle gå till. Det intresset ville vi tillfredsställa, säger Mats Duell.

Pfizer tog hjälp av två konsultföretag. E-learningpaketet med bildspel, illustrationer, texter och interaktiva moment utvecklades och togs fram av Valtech, ett franskt it-konsultbolag, och Contento, ett företag i Grimaldigruppen.
Pfizer uppger att man fick uppdraget utfört till ett “mycket bra” pris. Kostnaden uppgick till drygt en halv miljon kronor.

En minst lika stor arbetsinsats svarade Pfizers egna kolleger för. Duell och Löfgren-Markör valde ut 20 så kallade kunskapsägare, alltså nyckelpersoner som skulle förmedla olika aspekter av Pfizers verksamhet. De 20 personerna skulle totalt komma att lägga ner vardera cirka en arbetsvecka på projektet. Engagemanget var stort.

– Det var rätt besvärligt. Det tog mycket tid att arbeta fram ett manus. Vi hade inte riktigt räknat med att det skulle ta så lång tid. Som alltid när man utbildar gällde det att avgränsa och fokusera på det allra viktigaste, säger Lotta Löfgren-Markör.

Utvecklingsarbetet drevs i högt tempo under januari och februari, men kunde sedan fortsätta i lugnare takt då projektstarten försenades från mars till maj 2003. Programmet togs fram i två versioner. En var för bolagets intranät och en gjordes på cd för den fältbaserade personalen. Till slut var allt klart för start och den 7 maj släpptes programmet.

I tio olika avsnitt fick de anställda lära sig allt om Pfizer, från forskning och utveckling av läkemedel till hur man fyller i en reseräkning. Slutstationen var ett kunskapstest.

All personal var tvungen att gå igenom e-learningprogrammet under de tre veckorna fram till introduktionsdagen. Det var inte särskilt betungande. För en ny Pfizer-anställd skulle det ta cirka en till två timmar att göra hela programmet på en gång.

– Men det är förstås inte att rekommendera. Oftast kan man inte hålla uppe intresset längre än 10-15 minuter. Själva tanken var att man skulle kunna jobba med det lite då och då när man hade tid, säger Mats Duell.

Nivån var relativt basal, för att passa även dem i Pharmacia som inte visste något om Pfizer. Det innebar att de som arbetat länge på företaget kunde ta sig igenom programmet på kort tid. För nyanställda var paketet tänkt att fungera som en handbok, som ger möjlighet att gå tillbaka när som helst för att till exempel kontrollera någon uppgift.

Reaktionen från Pharmaciafolket blev positiv och de svenska erfarenheterna har blivit ett föredöme för Pfizers bolag ute i Europa. E-learningmomentet ingick i den övergripande introduktionsutbildningen, som benämndes “ombordstigningen”. Pfizer höll under 2003 ett antal gruppträffar, under ledning av konsultfirman Karlöf Consulting, där personer från Pfizer och Pharmacia fick utbyta erfarenheter kring lösningar och metoder. Utfallet blev bra. Mötena resulterade i över 1 000 förslag till förbättringar och förenklingar.

Att e-learning fick spela en viktig men trots allt ändå begränsad roll i Pfizer-fallet stämmer överens med filosofin hos en av Sveriges största it-utbildare, Jönsson & Lepp. Firmans vd Jaan Lepp anser att e-learning fungerar bra för korta kurser men inte för till exempel ledarskapsutveckling.

– Med dagens teknik tycker jag inte längre e-learningprogram är effektiva. Vi har erbjudit en del sådana men det finns inget som helst intresse hos kunderna, säger han.

Givetvis har ett utbildningsföretag som Jönsson & Lepp intresse av att framhålla att dyrare traditionell utbildning är överlägsen e-learning. Lika logiskt är det att Lars G. Mattsson, vd för Academedia, betonar fördelarna med e-learning.

– Jag ser för min del inga problem med att hålla också längre utbildningar genom e-learning. Rätt använt kan det ge fantastiska resultat, säger han.

Vilka är då fördelarna ur användarens perspektiv?
Kostnadsbesparingen förstås. De två “fysiska” introduktionsdagar som tidigare var standard för nyanställda på Pfizer har kunnat bantas till en.

– Det betyder mycket för oss som har personal stationerad runtom i landet, säger Mats Duell.
Utbildningskvaliteten har också blivit bättre. Det konstaterandet kan tyckas märkligt. Komplicerad information brukar ju vara svår att ta till sig genom självstudier framför dator. Men i Pfizers fall är det relativt enkla budskap som förmedlas. Då är e-learning – där man ju inte bara läser utan också hör och kan agera – ett utmärkt alternativ.

– Att kommunicera det på en vanlig introduktionsdag innebär korvstoppning, det vet vi, säger Lotta Löfgren-Markör.

Det visar sig att de som utbildas kommer ihåg mer om de inhämtat informationen via e-learning jämfört med om de bedrivit självstudier i kombination med en eller två stressiga introduktionsdagar. Enligt en studie av det amerikanska utbildningsföretaget Memeworks kommer anställda som deltar i en introduktionsdag bara ihåg i snitt fem procent av det som lärs ut vid sådana evenemang.

En annan fördel är flexibiliteten. Pfizers e-learningprogram är framtaget så att det är lätt att anpassa och förnya innehållet. Efter att introduktionsutbildningen genomförts har plattformen använts för att utbilda bolagets personal i programmet Windows 2000.

Det man behöver tänka på som beställare är att definiera målgruppen noga och anpassa programmet därefter. Budskapet behöver också renodlas, som vid all annan information. Det ska helst vara underhållande. E-learning är heller inte en meningsfull metod för småföretag, eftersom kostnaderna då blir för stora per anställd.

______________________

ATT TÄNKA PÅ:
– Bestäm målgruppen.
– Bestäm budskapet.
– Försök inte säga för mycket, fokusera på det viktiga.
– Ha en lättsam ton.v