Innetrenden: Lägg ut!

Outsourcing som företeelse är inget nytt utan en av de mest ihållande trender på storföretagen de senaste åren. Sett över tiden så var marknaden för outsourcing länge rätt stillsam och gjorde inte mycket väsen av sig. Den fanns egentligen inte.

När man en gång i tiden lät Securitas ta över efter den gamle nattvakten, och städfirman fick ta över skötseln av lokalerna, så vad det ingen som kallade det outsourcing. Begreppet dök egentligen först upp i och med att den interna it-avdelningen började läggas ut på leverantörer utanför företaget. Då försvann plötsligt hela sektioner med anställda, arbetsuppgifter och allt till en ny arbetsgivare.

Utvecklingen tog sedan fart ordentligt under andra halvan av 90-talet och framför allt it-funktionen har kommit att dominera hela outsourcing-branschen.
Det som hänt på senare år är att både omfånget på och farten i det som företag låter andra sköta har ökat snabbt. Det internationella affärsmagasinet Business Week ställde nyligen frågan på sin spets i artikeln “Outsourcing Innovation” som handlade om hur i synerhet bolag inom telekom nu också lämnar ifrån sig så strategiska områden som produktutveckling och design av till exempel nya telefoner. Det är inget annat än en smärre revolution då dessa områden tills för bara alldeles nyligen sågs som heliga av de allra flesta företagsledningar.

IT-outsourcing mot en mognare fas
Marknaden för att ta hand om företags drift och utveckling av it har också mognat och växer inte lika mycket som förr även om det finns en hel del kvar att göra.

– Frågan nu för tiden och framöver gäller inte så mycket om man ska outsourca olika funktioner inom it eller inte utan mycket mer om hur och till vem, säger Gianluca Tramacere, analytiker på analysföretaget Gartner.

Gartner räknar med att marknaden för it-outsourcing i Sverige är värd kring 16 miljarder kronor i år vilket i stort sett är oförändrat under de senaste två åren. Fram till 2008 tror man dock att den växer till 17,7 miljarder kronor.

En tydlig trend inom outsourcing av it är en tilltagande standardisering och automatisering av processer. Poängen med att ta över från kunden är att kunna göra det både bättre och billigare och då är större volymer avgörande tillsammans med standardiserade processer.

– Skalfördelar är kritiskt och marginalerna är hela tiden under tryck för de som arbetar med outsourcing. Tjänsterna håller därför snabbt på att standardiseras. Man kan mycket väl jämföra it med vad som hände med tillverkningsindustrin för ett bra tag sedan. Människor ersattes då med maskiner och det ser vi också inom it-relaterade verksamheter, säger Gianluca Tracamere på Gartner.

Den största kostnaden inom it är också fortfarande personal och även om automatiseringen och standardiseringen av processer tar fart så tvingar konkurrensen dem som levererar it-tjänster att hela tiden jaga kostnader. Både för att själva kunna ha en marginal och för att kunna kapa kundernas kostnader.

Det går hand i hand med att mer och mer av arbetet läggs ut till länder med betydligt lägre lönekostnader än Europa och USA. Indien är ett välkänt exempel men för Sverige handlar det också om Baltikum.

Det talas mycket om att en stor mängd jobb är på väg från västvärlden till länder som Indien men än så länge uppskattar Gartner att bara tre procent av världens it-produktion skedde via så kallad off-shoring (att tjänster produceras på annat håll) förra året. Den siffran tror man dock stiger till 7 procent 2007 men även den andelen är relativt liten.
Tieto Enator har redan stora egna resurser utomlands. I dag är 600-700 personer sysselsatta i Tjeckien, Baltikum, Ryssland och Indien.

– Om några år tror jag att de kommer att vara flera tusen, säger Tieto Enators vice vd Åke Plyhm.
Att it-tjänster produceras på andra håll är något som ofta men lite orättvist kopplas ihop med just outsourcing trots att det egentligen handlar om två olika saker. Även utan outsourcing så flyttar företag produktion till länder med lägre kostnader, något som länge skett inom tillverkningsindustrin till exempel.

Liksom alla sina konkurrenter jagar Åke Plyhm volym eftersom outsourcing till stora delar handlar om stordriftsfördelar.

BPO – outsourcingens nya buzz word
Samtidigt som it-outsourcing går in i en mognare fas börjar det lossna för nästa steg i processen, så kallad BPO eller outsourcing av hela affärsprocesser. Då handlar det om att lägga hela funktioner som lönehantering, ekonomiavdelning, kundtjänst eller fakturering på någon annan.

– Inom it-outsourcing så är ju drift stort i dag och där har man kommit rätt långt liksom med att ta hand om företags applikationer men nästa steg är definitivt att ta hand om hela affärsprocesser, säger Johan Ekesiöö, vd för IMB Sverige som är störst i Norden på outsourcing inom it och nu också satsar på det färskare området BPO.

Analysföretaget IDC har plockat ut fem områden man ser som särkskilt intressanta. Det handlar om personalfunktionen på företag; funktioner som är specifika för en viss bransch som till exempel mätaravläsning i elbranschen eller att hantera bolåneansökningar inom finanssektorn; kundtjänster och andra typer av kundrelationer; ekonomi och redovisning och till sist inköpsfunktionen.

Eftersom många av de funktionerna innehåller mycket it-stöd och ofta använder mjukvara som underhålls och utvecklas av en extern leverantör så har dagens företag som levererar outsourcingtjänster inom it också gett sig in på att ta över andra processer hos företagen.

Det var till exempel mycket av den orsaken som IBM köpte revisions- och konsultjätten Price Waterhouse Coopers konsultdel 2002.

Bakom framväxten av en BPO-marknad ligger bland annat globaliseringen av ekonomin och den allt tuffare konkurrensen från lågkostnadsländer i både Asien och Östeuropa. Det sätter hela tiden hårdare press på företagen att sänka sina kostnader.

Leverantörerna slåss om kontrakten
I det perspektivet är det inte svårt att förstå att många styrelser och företagsledningar nappar på möjligheten att låta någon annan ta hand om allt från it-avdelningar och lönehantering till nu också hela ekonomiavdelningar och personalavdelningar. Leverantörernas främsta lockbete heter trots allt lägre kostnader.

– Kraven på företagen är mycket tuffare nu och även om det pratas om många fördelar med outsourcing så är det i slutänden löftet om lägre kostnader som biter, säger Kathy Tornbohm, analytiker med inriktning på outsourcing av affärsprocesser på analysföretaget Gartner i London.

I Sverige går utvecklingen mot mer outsourcing av affärsprocesser dock långsammare än i till exempel Storbritannien och USA men även jämfört med andra länder i Norden.

Innan ett större företag börjar titta på möjligheterna att lägga ut en avdelning inom löne- och ekonomiadministration som outsourcing, så börjar de med att centralisera den internt och göra så stora rationaliseringar som det går för egen maskin. Det är först när det är gjort som frågan brukar dyka upp

– Det är en tvåstegsprocess hos företagen men även om det går lite långsamt så är det ingen tvekan om att trenden är här för att stanna, säger Åke Plyhm på Tieto Enator.

År 2003 spenderade de nordiska företagen 11,9 miljarder kronor på att lägga ut affärsprocesser på andra och av det så fanns knappt fem miljarder i Sverige, enligt analysföretaget IDC. I år ligger summorna på ungefär samma nivå men är på väg uppåt och år 2008 tror IDC att den nordiska marknaden för BPO är värd 27,8 miljarder och den svenska l1,4 miljarder kronor. Tillväxttakten på över 18 procent är också betydligt högre än inom outsourcing av it vilket förklarar det stora intresset bland potentiella leverantörer.

Enligt en undersökning som Accenture gjorde förra året så använder sig hälften av de svenska företagen och organisationerna av outsourcing. Men svenska organisationer är konservativa när det gäller outsourcing av hela affärsprocesser som till exempel ekonomi och redovisning, lönehantering eller personaladministration. En orsak är en rädsla för att mista kontrollen.

– Tryggheten är mycket viktig. Det gäller ju inte bara it utan lika mycket funktioner som HR och löneadministration, säger Hans Uhrus, informationschef på Proffice men tidigare också ansvarig för Proffices outsourcingverksamhet som står för runt 18 procent av företaget men växer snabbt. Proffice tar framför allt över lönehantering och ekonomifunktioner och administrerar bland annat lönen åt Volvos 19 000 anställda i Sverige.

De farhågorna verkar dock vara på väg att minska och Accentures undersökning visade också att beslutsfattare på företagen avsåg att öka sin outsourcing av affärsprocesser kraftigt de närmsta åren.

– BPO är det snabbast växande området inom outsourcing och vi tror att det kan ta ordentlig fart nästa år, bland annat inom branscher som energi där det kan handla om att lägga ut fakturering och annan administration, säger IBM:s Johan Ekesiöö.

Det finns rejäla skillnader mellan olika branscher när det gäller benägenheten att outsourca delar av verksamheten. It- och telekomföretag gör det mest, enligt en studie av IDC medan skogs- och pappersindustrin är den mest konservativa. Även finanssektorn håller tillbaka även om det där skiljer sig mycket åt mellan länderna i Norden.

Det har dock varit rätt trögt för lite större affärer och IBM har ännu inte lyckats ro i land ett större kontrakt inom BPO i Sverige. Bland de få storaffärer som gjorts märks Accentures övertagande av Sandviks personaladministration och finska Outokumpus redovisning. Den affären gällde dock redovisningen i ett antal länder i Centraleuropa vilket illustrerar den politiska känslighet som ännu finns kring att outsourca delar av sin verksamhet.

En större affär som kan vara under uppsegling är Postens personaladministration.
Liksom när it outsourcas så finns det en stark drivkraft att lägga produktionen där den är billigast. När det gäller ekonomifunktioner och liknande är Östeuropa ett populärt ställe att bygga upp stora redovisningsfabriker.

I Sverige handlar BPO än så länge väldigt mycket om kundtjänster och lönehantering och liknande funktioner. Här har man hållit på ett tag och det finns flera företag som specialiserat sig inom den här typen av outsourcing som Bluegarden, Personec, finska Silta, och Tradimus. Stora revisionsbyråer som Deloitte finns också med och just Deloitte fick nyligen ta över ekonomi- och lönehantering för 160 butiker och stationer i Sverige. Också bemanningsföretag som Proffice är mycket aktiva inom outsourcing och Proffice sysslar till exempel mycket med att ta hand om företags lönehantering.

– Just lönehantering står för runt tre miljarder kronor i Sverige men det är också ett sätt att bana väg för ett bredare åtagande hos en kund. Det kan vara basen för att ta över hela personaladministrationen, säger Per Arne Sandegren, analytiker på IDC i Stockholm.

Han uppskattar att den svenska BPO-marknaden för HR, alltså personalavdelningar, är värd knappt en halv miljard per år i dagsläget men tror att det kommer växa snabbt.

Att det går att spara pengar genom outsourcing av både it, tillverkning och andra delar av ett företag är lätt att se men hur det påverkar företaget i övrigt finns det lite kunskap om. En studie som gjorts av tre professorer om erfarenheterna från tillverkande företag av att lägga ut produktionen i till exempel Asien visade att man visserligen fått kostnadsfördelar men att det också fanns problem med att avståndet mellan produktutveckling och produktion blev så långt.

– I en outsourcing så dyker det alltid upp kostnader som man inte tänkt på, säger Christian Berggren, professor på universitetet i Linköping och en av författarna till boken Alternativ till outsourcing.

____________________

OUTSOURCINGJÄTTARNA I SVERIGE
Företag Verksamhet
IBM: Störst i Norden och gör det mesta inom både it och BPO.
Tieto Enator: Största regionala spelaren som också växer genom förvärv. Äger halva Personec.
Proffice: Växer inom BPO, främst lönehantering och ekonomifunktioner.
WM-Data: Stora på it och delägare i finska Silta som är stort på BPO.
Accenture Den amerikanska jätten är stark på BPO men har även lagt till outsourcing av it till utbudet.
Personec: Stor i Sverige på framför allt löneadministration.
Deloitte: Satsar på att ta over redovisning och ekonomifunktioner.
Bluegarden: Satsar på lönehantering och HR, har köpt PA-konsult, ägs av Ratos.
EDS: USA-jätte som slåss med IBM om de globala it-kontrakten inom outsourcing.
EDB: Störst i Norge och stora i Norden på it-drift, sugna på fler förvärv.
HP: Mycket it-fokus och hårdvara, har ännu ej synts till inom BPO.
Cap Gemini: BPO inom ekonomi och redovisining, it-driften såld till EDB.
CSC: Datajätte med BPO på repertoaren, både ekonomi, lön och HR .
Tradimus: Renodlat BPO-företag, ägs av 3i och letar förvärv.