Inte utan min sekreterare

FRÅGA:

För en tid sedan befordrades jag och blev globalt ansvarig för några viktiga produkter. Jag har ca 100 resdagar per år och många internationella kontakter. Dessutom har jag sex direkt rapporterande chefer som kräver regelbundna möten. Det är mycket som ska koordineras – både människor och möten. Samtidigt ska jag självklart leverera resultat. När jag först befordrades insåg jag inte värdet av min fantastiska sekreterare som jag ärvde efter min företrädare. Men nu märker jag att det är hon som är spindeln i nätet, helt ovärderlig.

Har i dagarna fått information om att företaget måste spara på alla fronter. Inte för att verksamheten går dåligt, utan som gardering för sämre tider. En nitisk ekonomichef har som resultat av detta gått ut med information att alla chefer på en viss nivå nu måste sköta sin så kallade administration själva. Sekreterare är en “lyx” som vi får vänja oss av med.

När jag var på tjänsteresa nyligen inträffade en kritisk situation som hotade en större affär. Min sekreterare räddade faktiskt både mig, affären och företaget. Då ställer jag mig frågan – hur är det möjligt att kalla hennes arbete för lyx? Jag förstår inte hur jag ska klara att koordinera alla kontakter, alla resdagar samtidigt som jag ska ta hem viktiga affärer.

Jag är osäker på om jag kan stanna på den här posten utan henne. Är nästan beredd att säga upp mig. Hur ska jag slåss för att behålla henne?

“Vill ha min sekreterare kvar”

SVAR:

Förstår att du är frustrerad. I ditt mail visar du hur viktig hon är, både för dig som chef och för enhetens resultat. Vidareutveckla detta. Gör en sammanställning över hennes arbetsuppgifter. Uppskatta hur mycket tid hon lägger på viktigt stöd för enheten och affärerna. Försök att – i siffror – koppla hennes insatser till resultatet för din enhet. Analysera vad som händer med enhetens förmåga att skapa och leverera resultat både i pengar och kvalitet om hon tas bort. Vad händer i kritiska situationer? Vem eller vilken avdelning kan då hoppa in och hjälpa till? Går det att dela upp hennes arbete i “nödvändig support för verksamheten” och “mer traditionell sekreterarservice”? Hon verkar vara mycket kompetent.

Kanske lösningen är att frigöra henne från eventuella servicedelar och uppgradera hennes arbetsinsatser. Hon är din och enhetens assistent. Genom att i lugn och ro gå igenom hennes insatser, sätta ekonomiskt värde på dem och visa hur de bidrar till enhetens affärer och lönsamhet har du möjlighet att tydligt visa hennes värde. Nästa steg är att be om ett möte med din chef och få honom att inse konsekvenserna om hon försvinner. Money talks. Med rätt förberedelser borde du klara den förhandlingen.

Sätt hårt mot hårt. Du levererar bra resultat och uppfyller alla dina åtaganden. Med så många resdagar måste du ha bra support. Lycka till!

GUNILLA ARHÉN

Vd för och grundare av chefsutvecklings- och mentorprogrammet Ruter Dam. Gunilla Arhén föreläser om karriärfrågor och ger individuell karriärrådgivning åt män och kvinnor inom näringslivet. Författare till sex böcker, bland annat Mentor – handboken för både adepter och mentorer och Karriär – råd för navigering i maktens labyrinter.