Trivs vi bäst iöppna landskap?

Danske Banks Bengt Svelander ger intryck av att vara en rätt typisk vd i en konservativ bransch: mild auktoritet, smidig konversatör och vit skjorta och slips.

Men hans blygsamma tjänsterum har glasväggar. Och det delas med finanschefen Fredrik Sauter.

Någon trång och påver miljö är det förvisso inte. Banken har ett elvaårigt kontrakt på större delen av klassiska Citypalatset vid Norrmalmstorg i Stockholm. Kvadratmeterhyran ligger på 5 500 kronor, och lokalerna med ekgolv och specialtillverkade Poul Henningsen-lampor är utsökt renoverade.

Men bankens 300 anställda ryms på dryga 20 kvadratmeter per person. Det kan jämföras med de cirka 30 kvadrat som gällde i bankens gamla kontor med tjänsterum och korridorer.

– Det är så öppet att en del säger att det inte riktigt känns som en bank, säger Bengt Svelander och gestikulerar ut mot kontorslandskapet.

Radikala steg har också tagits i andra verksamheter med än högre krav på sekretess och avskildhet. Till exempel designavdelningen på Volvo Lastvagnar i Göteborg. Avdelningens nya kontorsbyggnad har en öppen planlösning och stora glasade ytor, trots att fordonsbranschen brukar vara nästan manisk när det gäller att skydda sina konstruktionshemligheter.

Ett annat exempel är advokatbyrån Linklaters, som nyligen flyttade från ett representativt men opraktiskt kontor vid Strandvägen i Stockholm till ett nybygge med glasväggar och öppna ytor på Regeringsgatan.

– Till och med ett så konservativt släkte som advokater börjar se fördelar med öppna planlösningar. Det är ett ordentligt nytänkande. I den branschen har de ju tidigare alltid tyckt att kundhänsynen krävt att advokaterna har egna rum, säger Jan Wejdmark, vd för fastighetskonsultfirman Newsec.

Han säger att vakansgraden för de traditionella representationskontoren numera är hela tre gånger så hög som för motsvarande moderna lokaler.

– Grunden för det är den nya tidens sätt att arbeta, med projektgrupper som hela tiden förändras. Förr kunde man ge en medarbetare ett uppdrag, denne gick in på sitt rum och rapporterade efter någon vecka eller månad. Det förekommer inte längre, säger Wejdmark.

Företagen vinner alltså flexibilitet och ökad kommunikation. Men det finns oftast också en annan fördel med att byta till öppna kontor: ekonomin. Ett företag med lokaler i centrala Stockholm kan genom en sådan flytt inte sällan sänka sin lokalkostnad från 120 000 kronor till 60 000-75 000 kronor per arbetsplats och år.

Argumenten är inte nya. Kontorslandskap har varit ett begrepp i fyra decennier. Under 1960-talet var det högsta mode. Hav av kontorsarbetsplatser med heltäckningsmatta eller linoleum var den gängse modellen (utom för cheferna som höll till i egna rum). Bakslaget kom på 1970-talet, då nya arbetsmiljölagar gjorde att buller, stress och andra nackdelar framstod som oacceptabla. I stället blev egna tjänsterum normen.

Det som sker nu är att öppna planlösningar konstrueras på ett mer intelligent sätt, där organisationens behov av kommunikation och flexibilitet så mycket som möjligt förenas med den enskildes önskan om arbetsro och eget revir. I slutet av 1990-talet var så kallad hot-desking populärt bland konsulter och direktörer i framtidsbranscher. Det hela gick ut på att personalen var så mobil att den inte behövde egna arbetsplatser.

– Få kontor är så extrema. Vi har valt en mellanvariant med en del egna rum, mest öppna arbetsplatser och gott om informella mötesplatser. Vi märker att folk har mer spontana kontakter, säger fastighetschefen Andreas Flyborg under en rundvandring på Danske Bank.

Graden av öppenhet är på sina håll total. På cash management-avdelningen sitter personalen mitt emot varandra i grupper om fyra utan skärmar mellan arbetsplatserna. Trots småprat, datorarbete och telefonsamtal är ljudnivån dämpad, vilket uppnåtts genom tjocka akustikplattor och särskild akustikputs i taket. Men en del anställda, främst jurister och personalansvariga, har egna rum.

För att en öppen miljö, som den på Danske Bank, ska fungera krävs att det finns gott om utrymmen att dra sig undan för känsliga samtal eller privata telefonsamtal.

– Jag tycker det bara innebär fördelar att sitta med mitt team och kunna ta del av informationsflödet. Behöver jag vara i fred går jag undan till något av våra tysta rum, säger Bengt Svensson, delägare på arkitektfirman White.

Men för att en sådan arbetsplats ska fungera måste två kriterier vara uppfyllda. För det första att det finns rörliga telefoner, antingen bärbara bordstelefoner eller en mobilbaserad växel. För det andra att det finns gott om så kallade tysta rum utan insyn. På Danske Bank finns pentry, mötesrum och samkvämsutrymmen, de senare med en soffa i moderiktigt manchestertyg. Men där finns bara ett eller två tysta rum per våningsplan.

Ändå är den här miljön, liksom den på Linklaters och även på revisionsfirman Ernst & Young, synnerligen behaglig i många avseenden. Den anknyter till det yppersta inom svensk inredningsarkitek-tur och torde vara i världsklass. Det handlar om kontorslandskapens Rolls-Royce och har föga gemensamt med de trånga kontoren i till exempel Londons finansdistrikt, där de anställda packas in på 10-12 kvadrat per person.

Att trenden entydigt går i riktning mot öppna lösningar syns tydligt när företag flyttar och bygger om. Bland de företag som gjort sig av med rum och korridorer finns Posten, Electrolux, Scania, OM Hex, Ericsson och Nordea.

Vad talar då för att behålla tjänsterummen? På huvudkontorsfunktioner kan det vara praktiskt, bland annat av sekretesskäl. Två av Sveriges största företag, Vattenfall och SSAB, har bägge sina koncernledningar i ombyggda hyresfastigheter längs Birger Jarlsgatan i centrala Stockholm. Det är högt i tak, stuckatur och egna rum.

– SSAB finns över hela landet och här i Stockholm är det bara stabsenheter och konferensutrymmen för våra dotterbolag. För den typen av verksamhet fungerar huvudkontoret bra. Det är naturligt att folk har var sitt rum. På Coop, som jag kommer från, var det en annan sak. Där jobbade vi ofta i team, säger Ulrika Ekström, nytillträdd informationschef på SSAB.

Åtskilliga vanliga anställda vill nog gärna ha kvar sina rum. En tjänsteman på Electrolux, som för några år sedan flyttade till effektiva lokaler på Kungsholmen i Stockholm, saknar sitt stora tjänsterum på det gamla huvudkontoret med utsikt över Mälaren.

– Där hade jag all litteratur och all dokumentation jag behövde i hyllorna. Nu har jag inte plats för någonting. Det är en omställning, och den är inte lätt, säger han.

Arbetsmiljöproblemen belyses tydligt i ett flertal studier, av bland andra Statens institut för psykosocial miljömedicin och av Karolinska Institutet.

Problemen uppstår ofta när företaget eller myndigheten utnyttjar lokalbytet till att försöka spara “sista kvadratmetern”.

Med det menas följande: Inte nog med att personalen förlorar sina egna rum, utan det kontorslandskap de flyttar till är dessutom så trångt och de tysta rummen så få att det hela resulterar i en klart sämre miljö.

Samtidigt är förstås kostnadsaspekten central i många företag som arbetar i hårt konkurrensutsatta branscher.

I OM Hex nya och kompakta lokaler i Frihamnen i Stockholm har till exempel hyran ungefär halverats jämfört med nivån i det gamla kontoret i city. Bolagets arkitekt har konsekvent valt billiga och standardiserade material för inredningen, vilket gjort att varje arbetsplats, enligt uppgift, bara kostat 14 000 kronor.

Det stora problemet, liksom den stora fördelen, med öppna lösningar är så kallad överhörning, alltså när information kan spridas till fler än den/dem den är direkt avsedd för. Det är en suverän metod för att fler ska få veta vad som händer i ett team eller på en avdelning. Men det är också en källa till stress.

– Om man är van vid att vara i sin egen värld får man tänka om så man inte stör kollegerna i onödan. Det tar ett tag att vänja sig, säger Andreas Flyborg på Danske Bank.

Arkitekten Bengt Svensson betonar att arbetsgivaren måste försöka att gå dem till mötes som sätter ett högt värde på att vara i fred.

– En del vill kunna sparka av sig skorna och känner sig utlämnade i kontorslandskap. Arbetsgivaren kan minska den olusten på olika sätt, till exempel genom att ha rimliga ytor och att det finns många tysta rum där man kan vara i fred.

En annan aspekt av öppna landskap är möjligheterna till informella möten. Den nya arbetsmiljön innebär att man kan pratas vid några minuter spontant vid ett ståbord. I traditionella miljöer uppstår inte de tillfällena lika ofta, annat än vid fikapauser.

I övrigt är man hänvisad till att boka konferensrum, kalla på kollegerna och hålla formella möten.

Men även om trenden är entydig innebär inte det att tjänsterummets era är över. I vissa verksamheter, som forskning, anses det än så länge otänkbart att arbeta i kontorslandskap.

I orter med låga hyror finns heller ingen ekonomisk motivation till att byta lokaler. Utanför storstadsregionerna är merparten av kontorshusen från 1970-och 1980-talet, med traditionella planlösningar. Här lär det inte hända speciellt mycket.

– Om hyran är 1 000-1 200 kronor kvadraten, och så är det ju i många mindre och medelstora städer, är det tveksamt om en flytt eller ombyggnad lönar sig. I de regionerna förändras heller inte verksamheten särskilt mycket, så behovet av flexibla kontor är inte lika stort, säger Jan Wejdmark på Newsec.UNDERLÄTTAR ÖPPENHET

Så blir kontorslandskapet en bra arbetsmiljö:

# Tänk på röstläget. Behöver du prata högt eller länge, gå undan.

# Om spontana möten blir längre än väntat, gå undan.

# Koppla om telefonen om du lämnar ditt skrivbord.

# Stäng av mobiltelefoner som ligger och ringer.

# Ät inte varm eller kryddstark mat vid skrivbordet.

# Städa skrivbordet ofta.

# Lås in konfidentiella papper.

# Avsluta möten i bokningsbara rum i tid.

Källa: Prevent

TRÄNGRE PÅ KONTORET

Kontorstyper Kvadratmeter/anställd
Prestigekontor typ advokatbyrå 30-35
Kontor med egna rum 24-26
Öppen planlösning 16-19
Kontorslandskap, London, New York 10-14

Källa: Newsecv