Låt andra göra jobbet

Natten till den 20 mars, just som Irakkriget bröt ut, hände något märkligt i Bonnierkoncernen. Medan journalisterna på Dagens Nyheter arbetade febrilt med nyheter och analys så hackade sig tryckpressarna fram på DNEX-tryckeriet i Akalla norr om Stockholm.

En maskningsaktion bland tryckeripersonalen gjorde att 100 000 prenumeranter blev utan tidning. Sådant hör numera inte till vanligheterna. Men det riktigt unika var reaktionen hos tidningens chefredaktör Jan Wifstrand, som hotade byta tryckeri om inte störningarna upphörde, trots att DNEX är ett systerföretag inom Bonniers.

Hotet skrämde upp DNEX-ledningen och kanske också det lokala facket. Det speglar måhända en ny syn på affärsmässigheten inom familjekoncernen. Men händelsen är framför allt ett tecken på att även traditionsbundna företag ser annorlunda på det som förr var kärnverksamheter. Allt fler tidningar outsourcar själva tryckningen.
Outsourcing, att lägga ut verksamheter på entreprenad, är ingen nyhet. Däremot kan man säga att företeelsen blivit etablerad under 1990-talet.

Den är välsignelsebringande både för tillväxten i ekonomin och – även om det finns ett antal undantag – för effektivitet och kostnadsbesparingar i enskilda företag. Outsourcing har också öppnat affärschanser för bolag som bedriver insourcing, alltså tar över uppgifter från externa kunder.

IBM, som i dag har hela 3 200 anställda i Sverige, hanterar it-utveckling och it-drift åt en mängd externa kunder. Ericssons enhet för mobilsystemdrift, som sköter system åt teleoperatörer runtom i världen, är den enda delen av koncernen som växer. Kostnadspotentialen är ofta ansenlig. Enligt DHL (tidigare Danzas) kan outsourcing av logistik, det vill säga transporter och lagerhantering, minska kostnaderna med 20-30 procent för ett företag i livsmedelsbranschen.

Så hur gör man? Möjligheterna att lägga ut verksamhet skiljer sig beroende på bransch och på funktion. Enligt en amerikansk studie i fjol, av The Outsourcing Institute, utgjorde it den största delen av kontrakten (20 procent). Tvåa var administration (15 procent). Sedan kom distribution och logistik (10 procent) samt fastighetsförvaltning (10 procent). Tillverkning svarade för sju procent.

Men ett övergripande råd är att satsa på strategisk outsourcing, som görs efter en noggrann analys och med syfte att få en uthållig effektivitetshöjning.

Detta står i motsats till taktisk outsourcing, där besluten tas snabbt och för att få snabba kostnadsminskningar. Enligt en studie av Metallindustriarbetarförbundet (“Outsourcing – erfarenheter i svenska företag”, 2002) har de strategiska motiven blivit viktigare på senare år.

Henrik Treschow, vice vd på Procordia Foods, betonar vikten av ett ambitiöst förarbete. Procordia ägs av norska Orkla och består av varumärkena Ekströms, Felix, Önos, Bob och Risifrutti. I början av 1990-talet lades logistikfunktionen ut på entreprenad. 80 000 ton varor levereras nu årligen genom DHL via två centrallager i Klippan (Skåne) och Mosås (Närke). 40 000 ton frysvaror sköts av Schenkerägda Coldsped.

– Upphandlingen var en omfattande process. Vi specificerade vilka våra flöden var i detalj. Vi redovisade hur de varierade under året och hur mycket som var hela pallar och delvis fyllda pallar, säger Treschow.

Att lägga ut verksamhet innebär att man måste känna sin egen verksamhet utan och innan. Det är ingen enkel uppgift. Internprissättning ger sällan total vägledning när man ska beräkna kostnader för olika delar av verksamheten. Men enligt Metall gör företagen i regel noggranna utredningar, ibland med externa konsulter. “Outsourcing är som att operera – man måste veta vad man skär bort”, säger en avdelningschef på svetsföretaget Esab i Metallrapporten.

Fas två, efter analysen, är planeringen av det som ska läggas ut. Avtalsperioden är i regel tre till fem år. I gengäld måste man kunna begära att leverantören utfäster sig att nå kostnads- eller produktivitetsförbättringar på en viss procent.

– Även våra partners gynnas av att göra utfästelser om ökad effektivitet. Man ska ha spänst i avtalen, säger Henrik Treschow.

I avtalen anges också andra krav på leverantören, som kvalitet och leveranssäkerhet. Det förekommer även att det företag som tar över verksamheten ger löften om hur stor del av produktionen som ska gå till andra kunder. Skälet till det är att leverantören inte ska bli alltför beroende av sin huvudkund.

Kraven kan ibland formuleras mycket specifikt. Det gjorde Cecilia Söderström, personalchef på statliga Casino Cosmopol, när rekryteringen av 1 000 croupierer, servitörer, vakter med flera, skulle läggas ut. Uppdraget gick till bemanningsföretaget Proffice, som sållade bland de 10 000 sökande och arrangerade intervjuer i Sundsvall, Malmö, Göteborg och Stockholm.

– Vi var mycket tydliga med tidplaner, deadlines och hur många kandidater Proffice skulle presentera för oss, säger hon.

För kasinoföretaget var det självklart att anlita en extern kraft för rekryteringen, som ju var ett engångsprojekt. Men även etablerade företag väljer i dag att lägga ut rekryteringsuppdrag för att spara tid och pengar. En förklaring är det hårdare arbetsmarknadsläget, där bolag som söker nytt folk översvämmas av flera hundra sökande per tjänst.

Ett annat råd är att inte göra allt på en gång. När det gäller exempelvis it-entreprenader är det centralt att flytta ut uppgifter stegvis och att behålla egen kompetens.

Det är också viktigt att den verksamhet som läggs ut verkligen fungerar. Att outsourca ett problem är inte meningsfullt. Båda parter måste tro på bärkraften i affärsrelationen. Sedan är det en annan sak att marknaden kan utvecklas på ett sätt som ingen hade räknat med, som i telekombranschen. “Outsourcing är som ett äktenskap. Från början tror båda parter på idén, men ibland kommer verkligheten emellan”, säger Michael Mattisson på Ericsson i Metallstudien.

Ytterligare ett råd är att hålla nära kontakt med samarbetspartnern, både på daglig och operativ nivå och högre upp i organisationerna. Här hade Cecilia Söderström önskat ett något annorlunda upplägg.

– Samarbetet fungerade bra. Men det hade varit idealiskt om Proffice hade haft en tydlig projektledare med mandat att ta beslut och till exempel skaffa fram mer resurser.

Tät kontakt är av särskild vikt när det gäller en längre affärsrelation, som i industriell verksamhet med höga förädlingsvärden. Det förklarar också varför en del bolag i verkstadsindustrin är mindre pigga på outsourcing (se separat artikel).

Därmed inte sagt att outsourcing bara är något för mogna branscher med lågt förändringstryck. Det finns mängder av exempel på högklassiga företag som växer snabbt med god lönsamhet just tack vare att de lägger ut delar av sin verksamhet. Coca-Cola och Nike är två exempel.

I Sverige kan vi titta på Ikea, som har stora delar av materialflödet på entreprenad. Det gäller både produktionen av möbeldelar och slutmonteringen, där det ju är de enskilda kunderna som gör jobbet. H&M har produktionen hos partners men lägger, liksom Ikea, ner mycket kraft på samverkan med tillverkarna via sina kontaktkontor runtom i världen.

Ikea är för övrigt ett intressant exempel på hur ett bolag kan lägga ut både produktutveckling, produktion och kundservice på en extern part. Det gäller bolagets finansiella tjänster där bolåneinstitutet SBAB är en nyckelpartner.

Finansiell verksamhet lämpar sig väl för den här typen av samarbeten. Banken Lloyds TSB i Storbritannien har exempelvis lagt ut hela sin telefonkundtjänst på entreprenad hos det amerikanska it-företaget EDS.

Ett ytterligare råd är att följa upp och utvärdera. Ibland kan en sådan process stämma till rejäl eftertanke. En undersökning av konsultfirman Booz Allen Hamilton visar att en tredjedel av de företag som lagt ut verksamhet på entreprenad fick fram inga eller marginella kostnadsminskningar.

Utvärderingarnas kvalitet haltar också. Många företag bortser, enligt Metallrapporten, från de fasta kostnader som uppstår vid outsourcing. Att hålla kontakt med partnern är också en kostnad.

När det gäller verksamheter som logistik och rekrytering är det förklarligt att fördelarna när det gäller kostnad och effektivitet går snabbt att hämta hem.

– Att kunna köra med fyllda bilar och ha helt utnyttjade lager ger fördelar både för oss och vår logistikpartner, säger Henrik Treschow på Procordia Foods.