Priskrig i branschen

“Trenden är mycket tydlig. Allt fler köpare av affärsjuridik väljer att göra en upphandling. De har blivit mer professionella. Det leder till att konkurrensen mellan byråer ökar”, säger Anne Ramberg, generalsekreterare i Advokatsamfundet.

Affärsvärldens kartläggning av köparnas agerande bekräftar trenden:

På Akzo Nobel pågår just nu en genomgripande översyn av de advokatbyråer koncernen anlitar.

-Vi ska minska antalet byråer för att få ned kostnaden. Dessutom vill vi ha tätare kontakt med våra externa jurister, säger Elisabet Wenzlaff, chefsjurist på Akzo Nobel.
På Electrolux har chefsjuristen Cecilia Vieweg just avslutat en global hårdgallring.

-Vi har krympt antalet byråer rejält, vi har mindre än hälften så många i dag jämfört med för några år sedan. Vi har gått från land till land och sett över situationen. I vissa länder har vi inte bara minskat antalet byråer, utan också bytt ut de vi jobbat med tidigare mot andra som är bättre och billigare, säger Cecilia Vieweg.

Riskkapitalbolaget Industri Kapital lägger i dagsläget ut uppdrag på fem byråer i Sverige. Nu planeras en upphandling som ska minska antalet till endast två eller tre byråer.
-Vi ska benchmarka våra byråer mer. Vi vill öka effektiviteten och få bort slöseriet, säger Krister Holmberg, chefsjurist på Industri Kapital.

Det finns också andra sätt att få bättre kostnadskontroll. Flera företag, som SCA och Ericsson, väljer att anställa fler egna jurister för att minska behovet av externa konsulter.
-Vi sparar pengar genom att göra jobbet själva, säger Henry Sténson, informationsdirektör på Ericsson.

Förklaringen till de nya tongångarna är förstås att storköparna inte längre accepterar advokatbyråernas höga arvoden utan att först göra egna jämförelser. En lång tradition, där en kund sällan jämför offerter och där en advokatbyrås uppdrag för ett företag i praktiken är ett permanentat åtagande, är på väg att brytas.

Ingen av de uppdragsgivare Affärsvärlden talat med ifrågasätter att kostnaden för affärsjuridik är mycket hög. Det ska den vara, menar många, för att säkerställa att resultatet blir det bästa möjliga. Utgiften är underordnad eftersom priset ett företag kan tvingas betala för ett dåligt genomfört juridiskt arbete – i form av till exempel en misslyckad fusion, förlust i ett skadeståndsmål – kan bli förödande.

Men i takt med att svenska stora företag ser sitt behov av juridiska tjänster öka, växer deras krav på att få ut så mycket som möjligt för pengarna.

-Att få ett uppdrag som inte föregåtts av en upphandling, det måste vara det bästa som kan hända en advokatbyrå, säger en erfaren köpare på ett börsbolag.

-Det är mycket pengar vi lägger ut på advokatbyråernas tjänster, extremt mycket pengar faktiskt. Och vi vill vara säkra på att de pengarna används på bästa sätt, det har vi nog inte varit alla gånger, säger en annan köpare.

Den goda nyheten för de svenska affärsjuridiska byråerna är att kundernas behov bara ökar och ökar, främst på grund av att uppdragsgivarna gör allt fler internationella och mer komplexa transaktioner och att kraven på ett börsnoterat bolag hårdnat. Under 2004 ökade de 50 största affärsjuridiska byråerna sin omsättning med sex procent, till 5,6 miljarder kronor.

Den dåliga nyheten är att byråerna är utsatta för ett tvåfrontskrig. Vid den ena står kunderna med nya, hårdare krav. Den andra fronten består av nya konkurrenter i form av utländska byråer. Inte minst tittar byråer från Storbritannien med stort intresse på den växande svenska marknaden.

-Tidigare var det bara inhemsk konkurrens. Nu suddas landsgränserna ut och det gör att svenska byråer blir mycket mer konkurrensutsatta, säger Anne Ramberg på Advokatsamfundet.
_______________________________________________________________

SÅ PRESSAR DITT BOLAG ADVOKATKOSTNADEN

Rätt person på rätt uppdrag. En advokatbyrå brukar ha fyra eller fem olika arvodesnivåer. Dyrast är den advokat som är delägare medan en biträdande jurist är billigare. Låt inte en senior advokat utföra de enklare uppdragen. Och tänk på att biträdande jurist som snart är färdig advokat inte är dyrare än en nyanställd.

Ifrågasätt arbetsprioriteringen. Om du anser att byrån lagt för mycket tid på onödiga saker som inte lett till resultat – be om avdrag.

Stå inte för utbildningen. Om ditt företag får en ung jurist, eller en jurist med liten erfarenhet av relevanta fall, eller av er bransch – begär att inte bli debiterad för hans eller hennes inlärningstimmar. Begär att ha en särskild huvudkonsult som inte kan bytas ut i första taget.

Granska tidsåtgången. Be att få se vad juristerna lagt sin tid på för ett visst uppdrag.

Ta referenser. Ring andra bolagsjurister för att få namn på bra personer och byråer. Nätverket Bolagsjuristernas förening kan ge viktiga kontakter.

Värdesätt en god kontakt. Ta med flexibilitet och viljan att tillmötesgå kundens behov i bedömningen av en advokatbyrå. Det är rimligt att en kund kan ställa snabba frågor och ha den externa juristen som bollplank utan att få en faktura efter varje telefonsamtal.

Upphandla. Låt flera byråer tävla om större uppdrag. Överväg att ta in nischade byråer för ett uppdrag inom till exempel patentfrågor, i stället för att anlita endast en stor fullservicebyrå som ibland är dyrare.

Men?

Upphandla inte varje gång. Det är inte realistiskt att göra en upphandling inför varje uppdrag. När det handlar till exempel om att genomföra ett förvärv av ett företag är snabbhet det viktigaste.
_______________________________________________________________

Advokaterna: “Vi har tagit för mycket betalt”

Advokaterna gör avbön och erkänner att de tagit för mycket betalt. Nu tvingas byråerna att lägga mer tid på att ta fram attraktiva offerter och mindre på representationsluncher.

Om du har köpt tjänster av de affärsjuridiska advokatbyråerna i många år kanske det kan vara läge att be att få pengar tillbaka. Risken är stor att du har betalat en bra bit för mycket.

-Vi har pressat priserna, det kan handla om att vi är femton procent billigare i en upphandling av ett ramavtal. Det är en effekt av att köparna har blivit mycket mer noggranna, i synnerhet under de senaste två åren, säger en delägare på en av de större advokatbyråerna.

Det är alltså inte bara köparna själva som tycker att de blivit bättre på att pressa kostnaden. Juristerna själva delar samma uppfattning.

-Tidigare har köparna inte varit så noga med hur de handlar upp affärsjuridiska tjänster. Nu är de väldigt noga, säger Jonas Gulliksson, delägare på Advokatbyrån Gulliksson AB.
En orsak till de tuffare kraven är, menar Jonas Gulliksson, att juridik fått större betydelse för verksamheten vilket fått bolagen att anställa egna jurister i betydligt större omfattning än tidigare.

-De kan spelet själva. De begär nogranna specificeringar av arbetet, tidigare var det ovanligt.

Maria Eiderholm som är delägare på Lindberg & Saxon, minns hur det var när hon började jobba som jurist för sju år sedan.

-Det var fascinerande. Jag var nästan förvånad över hur det var, det var bara att skicka fakturan, säger hon och pekar på att sättet att ta betalt har förändrats.

-Vi tar inte uppdrag på löpande räkning längre, i stället får vi ge en kostnadsuppskattning i förväg.

Robert Kullgren, delägare på Wistrand Advokatbyrå, har samma syn.

-Kunderna gör noggranna kravspecifikationer och tar in anbud från mellan tre och sju byråer. Det här sättet att arbeta har kommit senare till advokatbranschen än till andra branscher, säger Robert Kullgren.
_______________________________________________________________

ENKÄT // HUR SER DU PÅ KONKURRENSSITUATIONEN INOM AFFÄRSJURIDIKEN?

Robert Kullgren, delägare och ansvarig för M&A på Wistrand Advokatbyrå:
“Jag delar absolut bilden av att köparna är mer krävande och professionella. Den utvecklingen började redan i tidiga nedgången av it-bubblan, när kunderna började få mindre pengar att röra sig med. Nu får vi offertförfrågningar och kravspecifikationer, det fick vi inte tidigare.
Egentligen har de tuffare kraven inte förändrat vårt sätt att arbeta alls, inte annat än att vi får offerera våra tjänster i stället för att arbeta på löpande räkning. Men vad gäller priserna är det klart att det blivit press på nivåerna. Fortfarande är valet av byrå inte främst en fråga om pris. När en köpare valt ut de två byråer som har de mest intressanta anbuden handlar det om personkemi. Man träffas och då måste det klicka mellan personerna.”

Robert Fröman, delägare och affärsutvecklingspartner på Baker & McKenzie Advokatbyrå
“Konkurrensen mellan advokatbyråer med inriktning på affärsjuridik har ökat under de senaste tio åren. Det finns bara ett sätt att möta konkurrensen och det är att höja vår effektivitet. Att arbeta lite mera och inte belasta något projekt med medarbetare som inte är effektiva. Konkurrens är alltid bra och jag tror att vi är betydligt snabbare i dag än tidigare. Vi har blivit bättre på att utnyttja tekniken. Vi kommer åt kunskap betydligt snabbare genom att leta i databaser. Och för tio år sen lyfte advokaten en diktafon och dikterade ett avtal, sen skrev sekreteraren ut ett manuskript och advokaten rättade det. I dag kan man dela dokument och lätt göra ändringar tillsammans med kunden. För en riktig it-männniska verkar det som rena rama stenåldern det jag säger, men det här är advokatbranschen.”

Maria Eiderholm, delägare på Advokat-firman Lindberg & Saxon.
“Jag tycker fortfarande att det är så att val av byrå främst handlar om kontakter, men vi får fler frågor om en kostnadsuppskattning. Kunden vill undvika otrevliga överraskningar. När jag började jobba 1998 var jag nästan förvånad över hur det var. Det var bara att skicka fakturan, det var fascinerade. I dag är det inte löpande räkning som gäller lika ofta som tidigare. Problemet är att det är svårt att uppskatta kostnaden. Våra uppdrag utförs främst åt mindre och medelstora, ägarledda företag där vi fungerar som bolagsjurist att hyra, i samband med bolagsstämmor, uppköp och förvärv. Den internationella konkurrensen finns inom advokatbranschen i Sverige i dag, men är inte så påtaglig för oss. Vi är dock med i ett europeiskt nätverk, för att få internationella kontakter som vi kan skicka våra klienter till, till exempel när de gör affärer med företag utomlands.”

Jonas Gulliksson, delägare på Advokatbyrån Gulliksson.
“I dag är kunderna väldigt noga med hur de handlar upp. De är hårt drivna att hålla kostnaderna nere. Tidigare har de inte varit så noga med hur de handlar upp. I takt med att bolagen tar in inhousejurister som kan spelet själva blir de bättre på att pressa priserna. Att ta in egna bolags-jurister är en trend som kommer från USA. Och vi måste ju anpassa oss efter den världen genom att rationalisera och effektivisera. I en stor patentprocess kan man till exempel inte ha den högst meriterade juristen till att göra allt. I stället sätter vi ihop ett team, där jag kan vara huvudansvarig, men inte sitter och delknäcker med allting.

Konkurrensen från utlandet är mycket stark. I synnerhet när det gäller patent-ärenden, där är amerikanska patentbyråer ett hot. Ett företag kan också välja att föra en process i ett annat land än Sverige, trots att parterna är svenska. Men vår styrka, jämfört med bland annat engelska byråer, är priset. Kostnaden för en immaterialprocess i England är mellan fem och tio gånger så hög som i Sverige.”
_______________________________________________________________

SUCCÉPENGAR NY
TREND I BRANSCHEN
I mycket krävande juridiska mål kan en success fee – extra betalt till advokaten vid ett bra resultat – förbättra chansen att till exempel vinna en process eller genomföra en viss transaktion.

-En advokat ska alltid sätta till alla klutar. Men om ett uppdrag medför en risk av något slag kan en success fee ingå i avtalet. Det kan till exempel vara så att advokaten tvingas tacka nej till andra uppdrag eller att ärendet blir betydligt mer krävande än vad som var känt från början. Samtidigt måste även ett arvode som innefattar en success fee vara skäligt, säger Anne Ramberg, generalsekreterare i Advokatsamfundet.

En närliggande arvodesform är så kallade contingency fees, ett provisionssystem som går ut på att advokaten får arvode endast om klienten vinner sitt mål. Förlorar klienten får advokaten inte en krona. Men medan success fees är tillåtet i Sverige och övriga Europa är det förbjudet att ingå provisionsbaserade avtal här. I USA är det däremot vanligt förekommande.

Detta eftersom det anses ge bättre möjlighet att skipa rättvisa, då även en privatperson eller ett företag med dålig ekonomi kan anlita en advokat. I Europa har man en annan syn eftersom motstridiga intressen kan uppstå till exempel om en klient vill avsluta ett mål före domslut, medan advokaten vill fortsätta för att kunna få sitt provisionsbaserade arvode. Provisionssystem anses också driva upp båda antalet skadeståndsmål och skadeståndens storlek.

Även om det finns röster inom advokatkåren som är positiva till att införa provisionssystem även här, är det inte troligt att det blir så, menar Anne Ramberg.

-Överlag finns det ett väldigt motstånd mot contingency fee i Sverige. Det främsta skälet är den stora risken för intressekonflikter.
______________________________________________________________

…men för PTS var priset inte allt

När en statlig myndighet upphandlar juridiska tjänster är kraven på dokumentation och transparens höga. PTS upphandling av ramavtal tog fem månader. Advokatbyrån med det dyraste anbudet vann.

Mannen på bilden heter Michael Frie. Han är 52 år och jobbar som advokat på Bird & Bird Advokat, som han också deläger.
Den 19 maj fick Michael Frie beskedet om att statliga PTS, Post- och Telestyrelsen, ger ramavtalet för affärsjuridiska tjänster till hans byrå. Ett prestigeuppdrag, tycker han.

-Det vore väl förmätet att säga att det var väntat, säger Michael Frie.

För trots att Bird & Bird tidigare utfört advokattjänster för PTS är det inget man kan luta sig på inför en ny upphandling, menar Michael Frie.

-Det enda vi kan påverka när vi gör en ansökan är priset. Och vi vet ju inte på förhand vilken nivå de övriga byråerna lägger sig på.

När PTS, Post- och Telestyrelsen, myndigheten som övervakar tele-, it-, radio- och postområdena, ska upphandla ett ramavtal är det inget man slarvar med. Anbudsförfarandet sker i enlighet med LOU, lagen om offentlig upphandling, och inbegriper noggrann förberedelse och kravspecifikation, infordran av anbud, minutiös värdering, poängsättning och rangordning av anbudsföretagen och – inte minst – en mycket detaljerad dokumentation av orsakerna till varför PTS val föll på den aktuella advokatbyrån.

-Kraven på transparens och dokumentation är mycket höga, säger Karin Peedu, chef för upphandlingsenheten.

-Allt vi tar hänsyn till i vårt val av leverantör måste vi specificera.

Upphandlingsprocessen inleddes i december 2004. PTS specificerade fem krav för upphandlingen. Endast de advokatbyråer som uppfyllde dessa grundläggande krav hade rätt att delta i anbudstävlingen.

1. Inställelsetiden (hur snabbt advokaten kan börja med ett uppdrag) ska vara max fem dagar.
2. Byrån ska ha advokat eller person med likvärdig erfarenhet med stor processvana anställd.
3. Denne person ska ha kunskaper i förvaltningsrätt och förvaltningsprocessrätt samt allmän EG-rätt.
4. Han eller hon ska, under de senaste två åren, ha deltagit i en process innefattande tolkning och tillämpning av rättsreglerna inom ämnesområdet.
5. Ha erfarenhet av minst ett ärende som gäller tillämpning av förvaltnings- och förvaltningsprocessrätt inom ämnesområdet.

Fem advokatbyråer lämnade anbud. Samtliga klarade de fem kraven.

-Det är ganska ovanligt att alla kvalar in, men det berodde nog på att det är ett tydligt specificerat ramavtal som endast lockar relevanta anbudsgivare, säger Karin Peedu.

Efter sedvanlig granskning av anbudsgivarna (skatteskulder et cetera får inte föreligga) utvärderades anbuden. En lista med tio punkter, fördelade under rubrikerna Pris, Tillgänglighet och Kompetens och erfarenhet användes för att poängsätta dem.

-Det här är inte som att köpa plasthandskar till landstinget, säger Karin Peedu och syftar på att det finns en annan priskänslighet för juridiktjänster.

För ett parti plasthandskar är priset den viktigaste faktorn, förutsatt att handskarna uppfyller landstingets kravspecifikation.

För affärsjuridik är priset mindre viktigt. För PTS är det intressanta var den bästa tjänsten finns, inte bara att den håller en viss miniminivå. Detta är exakt formulerat i kravspecifikationen. Här anges exakt vilken betydelse olika kriterier har för myndighetens val av byrå: Viktigast är området “Kompetens och erfarenhet” som mäts endast för den konsult som byrån utsett som huvudkonsult för ett eventuellt PTS-uppdrag.

Det avser främst antal processer inom relevanta rättsområden de senaste två åren. Detta tillmäts viktningstalet 50 procent. Näst viktigast är Pris, det arvode som debiteras för huvudkonsultens arbetstimmar, viktningstalet är här 30 procent.

Det tredje kriteriet är Inställelsetiden, hur lång tid huvudkonsulten behöver för att kunna ta sig an ett uppdrag. Viktningstalet för inställelsetiden är 20 procent.
Prisbilden skilde sig kraftigt mellan de fem inkomna anbuden. Den lägsta timarvoderingen för en advokat på delägarnivå var 1 400 kronor, den högsta låg på 2 500 kronor.

I sammanräkningen konstateras att Bird & Bird fått högst antal poäng, 8,7. Detta trots att de var den dyraste byrån i upphandlingen. Det betyder att byrån blir PTS första handsval vid behov av juridiska tjänster. I andra hand ska PTS välja Advokatfirman Gärde Nordlin, med 8,2 poäng, som leverantör.

Den form för avtalet som PTS valt, där en viss jurist på byrån utses till leverantör och inte själva byrån, är ganska ovanlig. Om Michael Frie på Bird & Bird plötsligt slutar, eller av någon anledning inte kan fortsätta jobba rivs avtalet med PTS upp, om inte parterna kan komma överens om en likvärdig ersättare.

-Då blir det knivigt. Då måste vi göra om allting. För man kan ju inte gå tillbaka till den gamla upphandlingen, det är så mycket som kan ha ändrats, säger Karin Peedu.