Svenska företag blöder tid

Det blöder ymnigt med tid från svenska företag. Speciellt inom tjänsteföretag är det vanligt att den beräknade tiden för ett projekt överskrids och ibland slutar på mångdubbelt så många timmar. Det visar forskning av Fabian von Schéele, tekn. dr. som doktorerat vid Kungliga Tekniska Högskolan, om mätning och styrning av tidsläckage. Problemet har dessutom ökat över tid och är i dag större än någonsin.

– Det enorma utbudet av högutbildad personal och billiga tjänster från Östeuropa och Indien medför höga krav på att Sverige minskar tidsläckaget för att vara konkurrenskraftigt, säger Fabian von Schéele.

Affärsvärlden har talat med tre chefer inom tjänstesektorn om hur de gör för att hålla tiden i sina projekt. Och vad som gör att de inte håller tiden.

HÅLLER DU TIDEN I DINA PROJEKT?

Peter, projektledare/managementkonsult

– Absolut inte, det händer ofta att vi drar över, måste jag erkänna. Det kan bero på att man varit lite för optimistisk i början. Jag kan sitta med en potentiell kund och ge en offert på kostnad och tid. Vadå, säger de – er konkurrent säger att de bara behöver två månader på sig för samma uppdrag. Visst, säger jag, det gör vi också. Fast jag vet nog att längre fram är det bara att åka ut till kunden för att tala om att tidsplanen inte håller. Ibland säger kunderna att de vägrar att betala, men oftast går det bra ändå. Värst är det om man jobbar mot en försäljningschef, de räknar varje minut i kronor och ören. Men om vår kontakt är personalchefen är de mycket mjukare, de mesar själva runt så de har förståelse för att vissa projekt kan dra ut på tiden.

Har du några tips för att hålla tiden bättre?

– Nja, vad ska jag säga. Det handlar kanske om att vara mer realistisk i planeringen.

______________

John, projektledare på eventbyrå

– På ett sätt gör vi väl det. Det blir alltid ett event på den dag som är bestämt. Men före själva eventet håller planeringen oftast inte alls. Det kan bero på att vi inte får det vi behöver som kunden utlovat, då får jag stöta på dem. Det kan också vara svårt att veta exakt hur många timmar vi lagt på ett visst uppdrag, i och med att vi håller på med en massa projekt samtidigt. Det händer att vi drar ned på ambitionsnivån i ett projekt. Det säger vi naturligtvis inte till kunden. Andra kunder kan få mer tid av oss än de betalar för. Det ska inte vara så att man tjänar mer på vissa kunder och utnyttjar att vissa kunder är lite mer lättjobbade, men i praktiken kan det bli så ibland.

Vad beror det på när ni får svårt att hålla tiden?

– De som säljer in projekten är inte de som sedan utför dem. Arbetsgivaren har en uppfattning om att projekt tar kortare tid än de faktiskt gör. Möjligen är det lite av en medveten strategi för att kunna sälja in jobb och sätta press på oss. Vi redovisar hur lång tid varje projekt tagit, så egentligen borde de ju kunna ta reda på hur lång tid olika uppdrag tar. Men då tänker man väl att just då var det strul som ledde till försening. Så blir det säkert inte nästa gång. Kruxet är att det alltid blir någon form av strul.
_______________________

Anna, produktchef på teknikföretag

– Oftast, ja. Men jag tycker att väldigt mycket av min tid går åt till att just hålla tiden. Det löser sig inte av sig självt. Man måste prata om hur man ligger till hela tiden, följa upp varje del. Se till att alla i ett projekt har en gemensam överenskommelse om att man ska hålla deadline.

– Man kan inte ha tio högprioriterade projekt på en gång. Jag måste visa folk var det brinner mest. Och man måste samtidigt också prioritera ned vissa projekt, det är svårast.

Hur får du de anställda att hålla tiden om det börjar se svårt ut?

– Alla har en genuin vilja att göra det bästa de kan, som chef kan man spela lite grann på det. Däremot tycker jag att det blir fel att locka med “om du gör det här får du en middag” eller hota “om du inte gör det här så kanske du inte passar för jobbet”. Jag utgår från att alla vill göra sitt jobb. Jag måste se till att det inte är en konstant arbetstopp. Finns det lite lugnare perioder är det ju rätt kul att det plötsligt blir ett pressat läge. Det blir en särskild gemenskap, man jobbar över på kvällen och när det är klart så garvar man och alla är stolta.

_________________________________________________

8 frågor & svar om företag som läcker tid

1. Vad är tidsläckage? Ett företag läcker tid när den verkliga tidsåtgången skiljer sig från den planerade, kontrakterade eller budgeterade tiden. Då uppstår obalans i tidsleveransen och företaget förlorar pengar. Företagen kan blöda tid till ett värde av flera hundra procent utan att veta om det. Läckaget är svårt att identifiera – det syns inte med vanliga ekonomiska nyckeltal. Dessutom skapar det en sämre trivsel för personalen. Det blir mycket övertidsarbete, och när man saknar kunskap om hur lång tid som egentligen behövs för olika projekt är det svårt att göra en bra arbetsplanering.

2. Varför uppstår tidsläckage i ett företag? Det finns olika typer av läckage. En typ av tidsläckage grundar sig på falska kalkylunderlag. Offerter beräknas på missvisande tidsskattningar. Läckaget kan också bero på personalens tidsredovisning. De allra flesta människor bedömer tiden fel. I kombination med att tidsredovisningen sker för sällan blir det mycket dålig kvalitet i det ekonomiska beslutsunderlaget. En sammanfattning av flera veckors arbete på löpande räkning kan upplevas som “för stor” av leverantören. Därför “friseras tidssumman ned” innan fakturan sänds. En annan typ av tids­läckage är att personalen inte vet riktigt vilka aktiviteter/tjänster som ska faktureras kunden och vad som är “internt”, varje anställd lägger in personliga värderingar av vad som ska faktureras. Till exempel så redovisas kanske inte “snuttifierade”, korta telefonsamtal som debiterbar tid, eller restid till kund kanske utelämnas på kundfakturan. Det skapar läckage och dålig tidseffektivitet.

3. Hur vanligt är det att företag läcker tid? Alla företag läcker tid. Men det är särskilt vanligt att projekt- och tjänsteorganisationer har stora tidsläckage. Dessa kan skilja sig så mycket som 7 000 procent från verklig tidsåtgång, visar studier. Vid en undersökning granskades drygt 200 projekt för att se hur många som höll tiden. Det visade sig att det bara var 16 procent som höll sig inom den beställda mängden tid – 84 procent av projekten gjorde det inte. De flesta projekt var “överleveranser” där man levererade mer tid än vad som kontrakterats.

4. Blir inte kunderna sura om deras leverantör börjar jaga timmar, det låter som om det blir högre debitering? Mängden tid ska motsvara den ursprungliga affärsöverenskommelsen. Det ska vara balans. Genom att leverantörsföretaget gör bättre leveransspecifikationer på fakturorna, med datum och tid angivna, är det lättare att följa upp att den ursprungliga överenskommelsen hållits. Detta är bra för båda parterna.

5. Hur kommer man tillrätta med tidsläckaget? Ett: Beräkna läckagets storlek. Två: Uppdatera och byt ut dåliga interna kalkylunderlag. Tre: Informera och utbilda hela personalen. Fyra: Låt personalen själva bli delaktiga i problemlösningen av tidsläckaget. Fem: Sträva alltid efter balans mellan den tid som kunden betalar för och den tid som tjänsteföretaget har levererat.

6. Att arbeta med tidsläckage – är det tidsstudiemannen i nya kläder? Nej. Mätning, beräkning och utbildning om tidsläckage har inget med 1950- och 1960-talens tidsstudieman att göra. Tidsstudiemannen fokuserade på ökad produktivitet medan tidsläckageuppföljning fokuserar på kvalitetssäkring av tiden.

7. Blir anställda inte ­stressade av att spåra upp tidsläckage? Nej, de ska inte arbeta snabbare eller försöka öka produktiviteten. De ska bara koncentrera sig på att redovisa tid varje dag – för rätt aktiviteter.

8. Styrning av tidsläckage – är det en ny konsulttrend? Nej. Företag kan själva jobba med att stoppa tidsblödningen. Effekten märks redan efter tre månader. Eftersom tiden är företagens värdefullaste tillgång är analysen av tidseffektiviteten och tidsläckaget viktig.

Källa: Fabian von Schéele, Tekn. Dr och vd på International Research Institute for Time Assessment.