”Hellre eget schema än mer i plånboken”

Det kan vara svårt att få ihop arbetstiderna på exempelvis en bank. Centralt bestäms att kontoret ska var öppet på kvällen. Lokalt är personalen däremot inte sugen på att jobba sent. Bankrådgivaren Bosse kan visserligen jobba en del kvällar, om han får spela golf några andra. Emma kan också arbeta kväll, men hon har svårt att få barnvakt. Samtidigt skakar det till på börsen. Kunder hör av sig och vill ha rådgivning, med olika önskemål om när.

När schemat ska läggas dyker det alltså snabbt upp många krav. Kunders önskemål ska pusslas ihop med medarbetarnas, vilket inte alltid är så lätt. Men nu har det dykt upp nya metoder för att komma runt problemet. Det handlar om interaktiva personalsystem. Ny teknik gör det möjligt för systemen att hantera tusentals önskemål från medarbetarna, om allt från schema till arbetsuppgifter.

Att få vara med och bestämma upplevs ofta som stimulerande och kan fungera som en positiv förstärkare. Sådana ingår i dag i de flesta moderna teorier om organisationsstyrning, men har hittills främst handlat om ekonomiska morötter. De är dyra att ge till många. Medbestämmande kostar inte lika mycket, men kan ge samma sporrande effekter.

På den svenska marknaden för interaktiva system är Time Care och Personec några av de största. Men det har även kommit uppstickare. Det nystartade företaget Fastpool har de senaste månaderna kammat hem den ena affären efter den andra. SAS, H&M, 7-Eleven/Pressbyrån och Wedins är några av deras kunder. Dessutom är de i upphandlingsdiskussioner med några av Sveriges största bemanningsföretag. H&M har sedan i höstas använt systemet, men vill ligga lågt med utlåtanden om effekter.

– Vi måste utvärdera med facket innan jag vill uttala mig, säger H&M:s svenska HR-chef Anna von Debur.

En del av systemet bygger på att viss personal anställs i en pool i stället för i en specifik butik. Det gör att en anställd kan delas av flera butiker, beroende på var behovet finns.

Även Swedbank hör till dem som infört interaktiv schemaläggning på prov. Försöket började vid några kontor i samband med att banken utökade öppettiderna.

– Ingen vill ju direkt frivilligt arbeta kväll, säger Inga- Lena Wallgren, HR-ansvarig på Swedbank centralt. I stället för att beordras bestämmer nu medarbetarna arbetstiderna tillsammans med kunderna.

Eva-Lena Gren arbetar som schemaansvarig på Swedbank i Skövde. Hon säger att systemet spar pengar genom att minska dyr övertid.

– Jobbar personalen för mycket säger systemet ifrån. De har också gett hälsoeffekter.

– Jag har pratat med flera stycken som sagt att de skulle ha gått in i väggen annars. De skulle ha blivit sjukskrivna.

Också inom SAS har medarbetarna blivit nöjdare när de fått påverka sitt schema. Men det var från början inte målet.

– För oss handlar det främst om produktionsplanering, att på bästa sätt planera och stationera personal, säger John Carlander, planeringschef på SAS Sverige.

Det blev nödvändigt för dem att hitta nya lösningar när konkurrensen på flygmarknaden hårdnade. SAS arbetar i dag med olika interaktiva personalsystem och var en av pionjärerna på marknaden.

– Självklart är de här viktiga konkurrensverktyg, säger han och förklarar att det exempelvis finns säkerhetsregler som säger att kabinpersonalen måste vara ledig en viss tid mellan flygningarna. Med hjälp av systemet kan turerna planeras bättre.

– Personalens arbetsinsatser har blivit betydligt större. Vi är mer effektiva i dag.

Att också medarbetarna gillar systemet speglas av att SAS internt uppskattar att 70-80 procent av kabinpersonalen är nöjd med sitt schema, mot en tidigare siffra på 20-30 procent. I dag kan personalen inte bara bestämma när eller var de ska jobba, utan de kan också lämna önskemål om ledighet, övernattningsort eller typ av flygning, charter eller reguljärt. Varje månad hanterar systemet 5 000 förfrågningar från de 1 000 kabinanställda.

Kristina Tirén är chefsutvecklare och projektledare på Institutet för personal- och företagsutveckling, IPF. Hon är inte förvånad över att intresset för systemen vuxit sig så stort.

– Medbestämmande ligger i tiden, säger hon och berättar om en rad forskningsrapporter som pekar på att motivation är en stor drivkraft i arbetssammanhang.

Personal som får vara delaktig jobbar bättre. Men delaktighet kan också medföra risker.

– Företagen kan tappa kontroll och insyn när de delegerar beslutsfattande, säger Kristina Tirén. Hon tror att det är något företagen försöker undvika genom att använda de interaktiva systemen. Det tror hon vara en ytterligare förklaring bakom det ökade intresset.

– Organisationen skapar sig ju en väldig insyn i medarbetarnas olika val. På så vis behåller de kontrollen.

Kajsa Gustin

__________________________________

Så kan det se ut

Systemen utvecklas ofta tillsammans med användarna. I en butikskedja kan det fungera så här:

För att kunna dela sina anställda mellan butiker flyttar företaget en del av personalen till en bemanningspool.

Poolen kopplas till ett gemensamt webbsystem, som både arbetsgivare och personal har tillgång till. Butikerna lägger med jämna mellanrum ut obemannade arbetspass, beroende på hur personalbehovet ser ut, arbetstoppar, sjukdom etc.

Medarbetarna loggar hemifrån in i systemet och bokar in sig på de tider som passar dem bäst. De får nu fler tider att välja mellan.

Systemet kan sedan samköras med arbetsrättsliga regler om exempelvis förtur. Beroende på hur företaget vill ha det, kan det även ge företräde åt personer med exempelvis viss kompetens. Det håller även koll på övertid, kan kopplas ihop med lönesystem och kan skicka sms till bemanningspoolen om det saknas personal.

_______________________________________

Vi lägger våra egna scheman

JOHANNA WESTLING läser till civilingenjör vid KTH. Vid sidan av studierna jobbar hon extra i en klädkedja. Sedan i höstas lägger hon själv sitt schema.

– Förr kunde arbetet krocka med studierna, det gör det inte nu, fast jag jobbar lika mycket.

-Det känns roligare att gå till jobbet när jag inte har inlämningsuppgifter och projektarbeten hängande över mig samtidigt.

Men systemet ställer också krav. Det går exempelvis inte att boka upp sig på tider långt i förväg.

– Det krävs att man är snabb när passen läggs upp. När min dator gick sönder förra terminen hann andra boka upp sig före mig, säger hon.

ANDERS D’AQUINO har arbetat som steward på SAS i 16 år och som kabinchef i snart två år.

– Om jag skulle vara tvungen att välja mellan lite högre lön och ett bra schema skulle jag utan tvekan välja ett bra schema, säger han.

Under tio års tid har han arbetat i flera olika personalsystem.
– I de manuella systemen lämnade vi in massvis av blanketter, men det blev ju snabbt ohållbart att administrera. De här systemen kan förverkliga lika många önskningar på en månad som det tidigare tog ett år att få igenom.

Många vågar också oftare lämna önskemål.

– När man frågar en dator kan man vara hur fräck som helst, man kan lämna massvis av önskningar. Men det är klart, ibland ligger det ju riktigt ömmande skäl bakom vissa. Det kan vara svårt för en dator att förstå vad som är viktigast.

ROLAND BROBERG, privatrådgivare på Swedbank i Falköping, har precis lagt sitt schema för mars och april. Var åttonde vecka loggar han in i det interaktiva schemasystemet och lämnar sina önskemål.

– Det är helt suveränt, säger han och

jämför med tiden då han jobbade efter fast schema.

– När man väl börjat med det här vill man inte gå tillbaka, det känns mer motiverat att jobba sent en kväll om jag vet att jag kan ta en sovmorgon, eller åka och spela golf en annan dag.

Han tycker även att hans kunder har blivit nöjdare. De kan nu nå honom även på kvällen.

– Det hade de inte kunnat göra om jag haft ett fast schema, säger Roland Broberg.

– Nackdelen är i och för sig att det ligger på mig att tacka nej till en kund. Det kan vara svårt.