Konsten att skola in en direktör

Att tempot har höjts i näringslivet på senare år är ett etablerat faktum. Men inte i alla avseenden. Ett av undantagen verkar vara ledarsuccessionerna. Sökprocesser och rekryteringar går visserligen snabbare nu för tiden, men när den nya chefen väl har utsetts så får det i regel ta den tid som behövs för att få personen på plats.

Att successionen blir bra anses viktigare än att den går snabbt. “Just-in-time-direktörer” finns förvisso, men då gäller det interimschefer som åtar sig tidsbegränsade uppdrag på något eller några kvartal.

Det finns alltså oftast ett interregnum mellan den tidpunkt då utnämningsbeslutet tillkännages och det faktiska tillträdet. Den här situationen gäller just nu för två av Sveriges viktigaste vd-jobb, det på SEB (Annika Falkengren) och på Svenskt Näringsliv (Urban Bäckström). Tiden är visserligen utmätt, men knappast särskilt kort. I Falkengrens fall är den hela 12 månader (hon tillträder i januari 2006) och för Bäckström handlar det sannolikt om fyra-fem månader (hans utnämning blev klar i slutet av april och tillträdesdagen blir troligtvis i september eller oktober).

Hur kan den tillträdande chefen utnyttja den här tiden? En given syssla är att avveckla det befintliga uppdraget. Överlämning kan behöva ta sin tid. Det är sällan det kan gå på några veckor, som när Bo Dankis tog över Assa Abloy efter Carl-Henric Svanberg för två år sedan. Dankis är en långvägare i låskoncernen vilket gjorde uppgiften lätt.

Samtidigt ska den här aspekten inte överdrivas. En styrelse brukar vilja att en vd som redan bestämt sig för att lämna också gör det per omgående.
Så det är givet att den tillträdande chefen rätt omgående börjar prioritera det kommande uppdraget. När det gäller chefer som kommer direkt från till exempel egen verksamhet eller helt enkelt är lediga (läs: arbetslösa) är det självklart att de genast förbereder sig för det nya jobbet.

Hur gör man då? Konsultfirman McKinsey har gjort en utförlig studie av praxis och rekommendationer (“A guide for the CEO-elect”, april 2005). Slutsatsen är att tiden fram till tillträdet är en gyllene möjlighet, som måste förvaltas väl. Den uppfattningen delas av Birgitta Johansson-Hedberg, vd för Lantmännen och tidigare chef för Föreningssparbanken. Hon hade vid båda tillfällena fyra-fem månader på sig innan hon tog kommandot.

– Övergångsperioden innan man blir operativt ansvarig är utomordentligt viktig. Jag lade upp särskilda program för att kunna utnyttja tiden systematiskt, säger hon.

Efter att Birgitta Johansson-Hedberg tackat ja till vd-jobbet på Lantmännen i maj 2004 bestämde hon sig för att dels göra en extern analys av företaget; dels att själv gå in och bilda sig en uppfattning om organisationen. Arbetet bedrevs parallellt. En uppgift var att träffa kunder och besöka anläggningar.

– Ingen har nog sett så många bagerier, kvarnar och foderanläggningar på så kort tid som jag gjorde under de här månaderna.

Hon skrev också brev till de 200 viktigaste cheferna i organisationen.

– Jag bad dem ange vad de tyckte var de två viktigaste besluten som de skulle ha tagit om de hade haft vd-uppdraget. Sedan bad jag dem berätta vad som var viktigast i deras egen verksamhet. Jag sammanställde resultaten och presenterade dem sen på vår första chefskonferens när jag började i oktober. Det gjorde att jag snabbt fick en bred förankring i bolaget, säger Johansson-Hedberg.

McKinseys konsulter intervjuade 15 amerikanska koncernchefer om deras erfarenheter av tiden före tillträdet. Det visade sig att en del använde tiden effektivt och innovativt; andra inte. En vd för ett storföretag önskade att han hade ägnat ett par dagar, i stället för några timmar, åt hur en it-organisation skulle kunna ledas.

Det hade – konstaterade han – gjort att man vunnit minst ett år i omstruktureringen av enheten. En annan vd utnyttjade däremot en stor del av den lediga tiden före tillträdet till att gå en intensivkurs på ett vetenskapligt institut, vilket gav en djup förståelse för företagets verksamhet.

På SEB poängterar man att den tillträdande chefen redan har djupa kunskaper om banken, och särskilt då dess trading-, kapitalförvaltnings- och storföretagsrörelse.

– Annika Falkengren har 18 års erfarenhet varav fyra år i verkställande ledningen. Att hon nu kan vara ute i verksamheten i Sverige, Tyskland och Baltikum och träffa medarbetare och kunder och lyssna och ta in är en extra möjlighet, säger SEB:s presschef Viveka Hirdman-Ryrberg.

Att en övergångsperiod ger möjligheter är de flesta överens om. Men komplikationer saknas inte. En sak som påpekas i McKinseystudien är att anställda av naturliga skäl vill vara den nya chefen till lags. Får han eller hon en tillrättalagd eller en ärlig bild av verksamheten?

Den blir ärlig, särskilt om vd kommer utifrån, anser Birgitta Johansson-Hedberg. En tillträdande vd har sällan en egen agenda eller förutfattade meningar om organisationen. Att en ny ledare träder till – även en internrekryterad sådan — innebär att låsningar försvinner och att det finns förväntningar om att saker och ting kommer att förändras. Allt det här bör, menar hon, innebära att personal och underställda chefer ser det som naturligt att säga som det är.

– Om man går via den ordinarie rapporteringsvägen framhåller man gärna hellre det positiva än det negativa. Men när man kommunicerar med en chef som ännu inte har tillträtt blir det annorlunda.

Men problem saknas inte. Ett långt interregnum kan innebära att viktiga beslut inte tas. SEB-chefen Lars Thunell har visserligen deklarerat att “jag är vd tills jag lägger av” och att “det är just det som gör att Annika får tid att sätta sig in i hela organisationen på djupet”. Det låter nog bra. I realiteten riskerar dock Thunell att bli en “lame duck”, för att låna ett amerikanskt uttryck. I en så stabil bransch som den som SEB befinner sig i spelar det här kanske inte någon avgörande roll, men aspekten bör inte underskattas.

Fördelarna med en relativt lång förberedelseperiod verkar dock överväga. Hur många tillfällen får en vd att ägna veckor eller månader åt att skärskåda en verksamhet? Förmodligen inte särskilt många.
– Så fort man tillträtt blir man översköljd av det löpande, säger Birgitta Johansson-Hedberg.